Un tampon d’entreprise ou cachet est un sceau qui comporte un certain nombre de mentions comme le nom de la société, ses coordonnées et les informations légales qui s’y rapportent. L’utilisation d’un tampon personnalisé permet à une entreprise de transmettre de manière simple ces informations et peut revêtir une valeur légale s’il est accompagné par la signature d’une personne habilitée. Bien qu’il serve en général pour rappeler des informations disponibles par ailleurs sur des documents officiels, il est un motif de crédibilité et de réassurance pour les signataires.
Rappeler les informations légales relatives à une entreprise
Un document commercial, comme une facture, un devis ou un bon de commande, doit mentionner une somme d’informations sans lesquelles il ne pourrait être valable, quelle qu’en soit la forme. Un tampon personnalisé d’entreprise peut donc servir de cachet commercial en réunissant les informations suivantes :
- La raison sociale. Le nom par lequel est désignée l’entreprise.
- Les coordonnées de contact. L’adresse postale, le numéro de téléphone, une adresse e-mail, le site Web, toutes les informations de contacts utiles de l’entreprise.
- L’immatriculation de la société. Le numéro d’identification SIREN, SIRET ou encore RCS suivi du nom de la ville d’immatriculation.
- Le statut juridique de la société. La forme juridique que revêt l’entreprise (SA, SARL, SAS, EURL, etc.).
- Le montant du capital social. Souvent accolé au statut juridique (exemple : SARL au capital de 20 000 €).
Évidemment, avec un tampon personnalisé la forme est libre et d’autres mentions peuvent être ajoutées au cachet comme :
- Une procédure de liquidation. Le cas échéant, en cas d’ouverture d’une procédure de liquidation, cette mention doit être faite pour informer sur la situation de l’entreprise.
- Le numéro de TVA intracommunautaire. Si la société a son siège à l’étranger.
- Le code APE (NAF). Pour identifier le secteur d’activité de l’entreprise ou d’un travailleur indépendant.
Pourquoi utiliser un tampon personnalisé comme cachet d’entreprise ?
Les informations précédentes sont des mentions obligatoires qui doivent figurer sur des documents officiels et/ou commerciaux, mais un tampon personnalisé n’est pas obligatoire et n’a aucune valeur juridique. En revanche, il revêt un aspect pratique pour les entreprises et leurs clients en simplifiant certains processus et par son rôle informatif.
Fluidifier le marquage des documents
Selon son domaine d’activité, une entreprise va émettre des documents commerciaux comme des factures ou des bons de commande. Comme nous l’avons vu plus haut, sur ces documents officiels l’entreprise se doit de faire figurer plusieurs informations. Ces dernières peuvent être inscrites à la main, mais cela peut être contraignant à la longue, surtout lorsqu’un grand nombre de documents papier doivent être traités. L’utilisation d’un tampon d’entreprise personnalisé permet donc de fluidifier le processus de marquage.
Crédibilité auprès des clients et des partenaires
Les relations entre une entreprise et ses clients ou partenaires sont basées sur la confiance. Le devoir de crédibilité d’une entreprise est donc primordial pour le développement de son activité. Utiliser un tampon personnalisé en guise de cachet, plutôt que de renseigner de façon manuscrite les informations, apporte donc un surplus de professionnalisme et est bénéfique à l’image de marque de l’entreprise.
S’identifier et informer
Un tampon d’entreprise personnalisé est unique et propre à une société. Il facilite donc une identification immédiate auprès des clients et partenaires et permet de se différencier de la concurrence. Utilisé sur un document officiel émis par une entreprise, le cachet à un rôle informatif à l’égard des destinataires en mentionnant les informations de contact et les informations légales.
Utiliser un tampon signature pour ajouter une valeur légale au cachet d’entreprise
Le cachet ou tampon d’entreprise n’est pas obligatoire aux yeux de la loi française contrairement à l’obligation de disposer d’un statut juridique pour les entreprises. Chaque société est donc libre d’utiliser ou non un sceau. Néanmoins, et bien qu’il n’ait pas de valeur juridique, un tampon personnalisé peut revêtir une valeur légale dans certains cas. En effet, s’il est apposé sur un document commercial et superposé à la signature d’une personne habilitée au sein d’une entreprise, alors il peut servir de confirmation officielle. Dans ce cas, l’utilisation d’un tampon signature en parallèle est un moyen pratique pour traiter des documents de manière officielle et apporte un gage de légitimité.
