Organiser un évènement réussi n’est pas du tout aisé. Vous serez confronté à des équations à plusieurs inconnues et devrez prendre les bonnes décisions pour essayer de tendre vers la perfection. L’un des choix les plus importants à faire est justement celui de la superficie du lieu destiné à accueillir l’évènement. Le site doit en réalité offrir un minimum de confort afin de satisfaire tous les invités. Entre superficie et capacité, voici l’essentiel à prendre en compte pour réussir l’organisation d’un évènement quelle qu’en soit la forme !
Évènement debout ou assis ?
Avant de vous lancer à la recherche d’une salle des congrès ou de tout autre cadre pour votre évènement, vous devez chercher à en déterminer le type ou la catégorie. C’est seulement après cette étape que vous pourrez avoir une idée approximative de la superficie du lieu. Quoi qu’il en soit, retenez que les évènements peuvent être classés en deux grandes catégories : les évènements assis et les évènements debout.
Les évènements debout sont caractérisés par une quasi-absence de chaises : les participants restants debout. Dans cette catégorie, on retrouve généralement les after-work, les concerts, les cocktails, etc.
Les évènements assis en revanche sont caractérisés par un nombre de chaises adaptées aux participants et éventuellement, de tables. Il s’agit habituellement des conférences, des spectacles, des mariages, des anniversaires, etc.
De 0 à 50 personnes
Les évènements de 0 à 50 personnes peuvent être des goûters d’anniversaire, des after-work, des team building, des séminaires d’entreprise, etc. Ainsi, pour un évènement debout de 0 à 50 personnes, vous pourrez opter pour une salle de 50 m2 au maximum. Lorsqu’il s’agit d’un évènement assis, vous aurez besoin d’environ 100 m2.
Ces différentes superficies peuvent connaître de légères augmentations en fonction des diverses activités concoctées pour égayer les invités. S’il est prévu par exemple une piste de dance, cette dernière peut prendre entre 10 et 20 m2, à supposer que tous les invités ne s’y ruent pas à la fois. Vous pouvez également prévoir un coin de 4 ou 5 m2 pour les cocktails. Pour un buffet, pensez à une zone de 8 à 10 m2 environ.
De 50 à 100 personnes
La plupart du temps, les évènements regroupant 50 à 100 personnes peuvent être des anniversaires, des after-work élargis, des séminaires, de petits spectacles, etc.
Si vous avez la charge d’organiser un évènement debout regroupant entre 50 et 100 personnes, vous devrez prévoir entre 50 et 100 m2 maximum. En revanche, lorsque les invités devront s’asseoir, la superficie de votre salle va augmenter et sera désormais comprise entre 75 et 200 m2 au maximum.
Pour les cocktails, il faudra ajouter 4 ou 5 m2 par espace réservé à cela et entre 8 ou 10 m2 pour le buffet. Au-delà de 75 personnes, pour une meilleure qualité de service, il est conseillé de prévoir deux coins pour les cocktails ou pour le buffet. Par ailleurs, il faudrait une piste de danse entre 15 et 30 m2.
De 100 à 200 personnes
Pour ce nombre de participants, il peut être question d’un mariage, d’un spectacle, d’un anniversaire, d’un évènement promotionnel, d’un séminaire, d’une conférence, etc.
Si vous souhaitez organiser un évènement debout pour 100 à 200 personnes, il faudra prévoir une salle de 100 à 200 m2 au maximum. Si vous souhaitez faire asseoir les participants, prévoyez entre 150 et 400 m2 au maximum.
Pour les cocktails, pensez à 4 ou 5 m2 par espace réservé et entre 8 et 10 m2 pour les buffets. Aussi, une piste de danse entre 30 à 80 m2 serait idéale. Pour une meilleure qualité de service, vous devrez prévoir un coin cocktail ou buffet pour 50 personnes, soit 4 buffets pour 200 personnes.
De 200 à 400 personnes
À 200 personnes, il peut être question d’un mariage, d’une exposition, d’une conférence, d’un spectacle, d’un congrès, d’un séminaire, d’un concert, etc.
Pour un évènement debout regroupant entre 200 et 400 personnes, vous aménagerez entre 200 et 300 m2 au maximum. Pour ce même nombre de participants, dans le cas d’un évènement assis, il faudra compter entre 300 et 800 m2 au maximum.
S’ils sont prévus, l’espace dédié au cocktail sera de 4 ou 5 m2 et entre 8 et 10 m2 pour le buffet. Ici, la piste de danse, si elle est prévue, doit faire entre 80 et 130 m2. Pour un meilleur service, un buffet pour 50 personnes, soit 8 buffets pour 400 personnes seront très utiles.
Plus de 400 personnes
Au-delà de 400 personnes, l’évènement organisé peut être un concert, un spectacle, une conférence, un séminaire, un concert, etc.
Dans ce cas d’espèce, il faut compter une superficie de 400 m2 minimum et au minimum 600 ou 800 m2 s’il est prévu de faire asseoir les participants. Pour les cocktails, il faudra y allouer 4 ou 5 m2 et entre 8 et 10 m2 pour le buffet.
La piste de danse ici sera très élastique si elle est prévue. Elle devra occuper 130 m2 minimum et la salle doit accueillir au moins un buffet ou une table pour les cocktails pour 50 personnes, donc 9 buffets au moins au-delà de 400 personnes.
En résumé, la superficie de votre salle dépendra de l’atmosphère que vous voudrez y faire régner. Si elle est trop grande, il y aura une sensation d’éloignement et si elle est au contraire étroite, les invités auront l’air d’être confinés. En moyenne, pour un évènement debout, il faut prévoir 1 m2 par personne et 2 m2 pour un évènement assis.
