Problématique de la gestion de la note de frais en entreprise : quelle solution utiliser ?

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La gestion efficace de toute entreprise, qu’elle soit privée ou publique, grande ou petite, exige la prise en compte de certains paramètres. La gestion des notes de frais est un paramètre non négligeable dans toute administration efficace. Gérer les notes de frais n’est pourtant pas une tâche aisée et cela requiert que l’on conjugue beaucoup d’efforts et d’expertises. Face à la difficulté permanente de ladite gestion, diverses solutions sont proposées et ont déjà prouvé leur efficacité. Cet article s’intéresse aux problèmes de la gestion des notes de frais tout en proposant la meilleure solution du marché pour aider les entreprises et les salariés.

Note de frais : de quoi s’agit-il en réalité ?

calcul du remboursement des notes de frais

Les notes de frais désignent en gestion et comptabilité des points financiers de toutes les dépenses sur fonds propres effectuées par un salarié dans le cadre d’une mission ou d’une activité. Ces dépenses peuvent concerner sa restauration, les frais de transport, l’achat d’un matériel professionnel, un abonnement et autres frais dépensés pour assurer une mission qui lui est assignée. Les notes de frais feront alors le point de toutes ces dépenses dont les frais devront être remboursés au salarié par l’entreprise dans laquelle il travaille.

Problèmes liés à la gestion des notes de frais

La gestion de note de frais peut être un vrai calvaire pour les services administratifs et financiers des entreprises. Les comptables ne diront certainement pas le contraire. Car, entre la réception, la saisie, le traitement et le remboursement des frais concernés par la note, le processus est long. Dans certains cas, cela suscite même des tensions entre employeur et employé.

Un processus fastidieux

Le premier problème dans la gestion des notes est qu’il prend souvent beaucoup de temps. Recevoir, traiter et rembourser les notes de frais obligent les gestionnaires et les comptables, en l’occurrence, à faire face à un travail qui peut s’avérer compliqué, long et fatigant. Lorsque l’équipe qui s’occupe de cette gestion n’est pas conséquente et manque surtout de moyens, la tâche devient très pénible.

Calcul pour un comptable

Les erreurs de traitement et de remboursement

Avec les notes de frais qui s’entassent parfois, les gestionnaires peuvent s’embrouiller dans les chiffres et multiplier les erreurs. Beaucoup de frais se retrouvent alors non remboursés, pas totalement remboursés ou carrément remboursés avec des excédents.

Les fraudes

La malhonnêteté de certains salariés ne facilite pas toujours la tâche aux gestionnaires qui peuvent très vite se faire avoir par une mauvaise facture, une facture falsifiée, une surfacturation, etc. Cela peut également provenir d’une mauvaise compréhension ou de la non prise en compte de tous les frais dépensés par l’employé. Ce sont autant de situations qui rendent la gestion des frais bien pénible.

L’absence d’équipements convenables

L’absence d’outils performants de gestion des notes de frais ne rend pas du tout service aux gestionnaires desdits frais. Les méthodes de gestion des frais restent encore très archaïques dans certaines entreprises. La gestion des notes de frais n’en est que plus pénible pour ceux qui s’en occupent.

La solution N2F pour une meilleure gestion des notes de frais

Face aux nombreux problèmes liés à la gestion des notes de frais, les concepteurs de logiciels ne sont pas restés muets. N2F fait partie des nombreux logiciels qu’ils ont mis sur le marché pour aider les entreprises et les particuliers.

Il s’agit d’une application mobile destinée à la gestion des frais d’entreprise. Avec ses nombreuses fonctionnalités, N2F aide efficacement dans la gestion de tous les frais et de toutes les dépenses d’une entreprise. Sa grande interface permet au logiciel de se connecter à plusieurs centaines d’autres logiciels. Grâce au logiciel, les notes de frais peuvent être scannées, remplies et saisies automatiquement grâce à un smart scan. Ce dernier permet un scannage et un archivage rapide des justificatifs.

N2F est aussi utile pour le salarié qui souhaite se faire rembourser que pour le gestionnaire des notes de frais. L’un et l’autre y gagnent en temps et en énergie. Le processus de traitement des notes de frais devient alors rapide, transparent et beaucoup moins fatigant. Cela supprime aussi les conflits et établit la transparence dans la gestion des notes de frais.

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