Comment se prĂ©parer Ă  un audit externe ?

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Un audit externe est tout simplement le regard que porte une tierce personne sur l’organisation et le fonctionnement interne de votre entreprise. C’est une grande ressource lorsqu’on souhaite s’améliorer. Cet exercice effectué en une période donnée peut être sollicité par un investisseur ou par la loi. Le but étant de s’assurer de la véracité des données partagées. Au vu de la place prépondérante qu’occupe cette évaluation dans la vie de la société, il convient de mieux la préparer.

Communiquer avec son personnel

Vous devez ĂŞtre informĂ© de l’arrivĂ©e des auditeurs externes dans votre organisme dans le cadre d’une Ă©valuation. Ceci vous laisse le temps de bien vous prĂ©parer. Il est donc utile de connaĂ®tre Ă  quel audit vous attendre. De ce fait, le chef d’entreprise doit s’enquĂ©rir des diffĂ©rents objectifs de l’auditeur. Il doit chercher Ă  ĂŞtre en possession du calendrier de travail de ce dernier. Cette information permettra de vous fixer aussi vos propres objectifs et de planifier le passage des parties prenantes.

Lorsque vous connaissez dĂ©jĂ  ce que l’équipe d’audit attend de vous, il faut vous rassurer de le faire comprendre aux employĂ©s. Vous devez leur expliquer comment ils devraient se comporter, les thĂ©matiques qui seront abordĂ©es, les avertir de l’importance et la dimension de cette Ă©valuation. Il est nĂ©cessaire de les informer de l’arrivĂ©e de ces vĂ©rificateurs externes. Ils devront dès lors donner des informations sur les dates de passage et les zones qui seront passĂ©es au peigne fin.

Au sein de votre entreprise, vous pouvez mettre en place une commission chargée de la préparation de l’audit. C’est pendant la tenue de ces réunions que vous pourrez profiter pour rassurer certains collaborateurs. L’audit s’intéresse à tout le personnel. Notamment, les administrateurs du groupe, les clients, les familles et les associés. Mettre tout le monde à la disposition des auditeurs afin que l’exercice soit efficace et rapide.

Demander un audit interne

Après la crĂ©ation de la commission chargĂ©e de la prĂ©paration de l’audit et Ă  travers laquelle vous allez communiquer, passons Ă  l’étape suivante : l’examen rapide de votre environnement de travail. Pour ce faire, procĂ©dez par la prĂ©paration d’un inventaire de vos forces et faiblesses, de vos manquements. Se mettre Ă  la page en ce qui concerne tous les projets de l’entreprise. IntĂ©grer tout ceci dans un document qui sera partagĂ© par l’ensemble des parties prenantes.

Il faut profiter de ce moment pour vous entretenir avec les auditeurs et tabler sur le temps convenable pour pouvoir discuter avec le maximum de personnes. Cela va aider à avoir une longueur d’avance sur les évaluateurs.

Lorsque tous les employés sont déjà édifiés sur la place de cette évaluation pour la bonne marche de la société, c’est que tout est bien parti. L’essentiel ici c’est de réussir à convaincre les examinateurs de la véracité des informations transmises.

Apprêter le nécessaire pour les auditeurs

Lorsque tout est mis au clair, il faut passer Ă  la phase pratique. Il s’agit ici de faire la mise en place sur le site qui accueillera l’équipe. Le programme constituĂ© en amont inclut Ă©galement les diffĂ©rents passages des personnes concernĂ©es. Ainsi, les responsables de l’entreprise feront, par lĂ , un dispatching des horaires de passage.

Vous mettrez à leur disposition, des bureaux ou une salle de conférences, des ordinateurs, une connexion internet, des imprimantes et les brises pour brancher les machines électriques. Sans oublier les agrafeuses et les trombones et autres fournitures de bureau.

Autre chose, avant de passer pour l’audit, les examinateurs passeront d’abord inspecter le lieu. Pour motiver le personnel et obtenir leur participation massive, il est important de les convier aux deux grands moments de cette Ă©valuation. Vous devez ĂŞtre prĂŞt Ă  apporter les justificatifs convaincants. RĂ©visez votre argumentaire pour toutes les actions entreprises et les dĂ©cisions prises au cours des sept annĂ©es prĂ©cĂ©dentes.

La formation des employĂ©s est importante ?

La formation pourra se faire Ă  plusieurs niveaux, notamment, l’accueil. Il consiste Ă  crĂ©er un environnement chaleureux pour les examinateurs. Ceci crĂ©e la confiance et met l’ensemble de l’équipe dans le feu de l’action. Cette atmosphère Ă©vite au personnel de l’entreprise de faire des dĂ©rapages. Cette formation aura pour but de prĂ©venir les impolitesses et d’éviter d’être embarrassĂ©e lors des entretiens.

Au cours de ladite formation, vous pourrez conseiller les participants, entre autres sur la manière à laquelle répondre aux questions. Aussi, ne pas mal parler des collaborateurs, cela peut révéler les failles entre les collaborateurs. C’est également l’occasion d’arranger les problèmes qui existent en interne.

Accorder le bĂ©nĂ©fice du doute au personnel en leur laissant la largesse de communiquer avec les Ă©valuateurs externes Ă  tout moment selon leur disponibilitĂ©.

Faire la mise au point des préparatifs

Pour cette dernière Ă©tape, il faut se rassurer que tout est fin prĂŞt Ă  accueillir l’équipe des auditeurs externes. D’abord vĂ©rifier si le lieu de l’examen est fin prĂŞt et que le matĂ©riel technique a Ă©tĂ© rĂ©quisitionnĂ©. VĂ©rifiez avec votre personnel tous les documents prĂ©parĂ©s. Vous pouvez Ă©galement leur allouer un vĂ©hicule pour leur transport et gĂ©rer leur hĂ©bergement afin qu’ils se sentent Ă  l’aise. Faire des simulations afin de maĂ®triser le tempĂ©rament et leur niveau d’imprĂ©gnation.

Voici en gros les éléments dont vous aurez besoin pour vous préparer à un audit externe réussi.

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Bertrand
Bertrandhttps://www.netbooster.fr
Entrepreneur sur le web depuis 2015, je suis expert SEO, éditeur de sites, webmarketer à temps plein et créateur d'une agence web à Nice : Boommerce. Découvrez mes articles qui allient conseils et expériences professionnelles sur les différentes thématiques du blog !

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