Un audit externe est tout simplement le regard que porte une tierce personne sur l’organisation et le fonctionnement interne de votre entreprise. C’est une grande ressource lorsqu’on souhaite s’améliorer. Cet exercice effectué en une période donnée peut être sollicité par un investisseur ou par la loi. Le but étant de s’assurer de la véracité des données partagées. Au vu de la place prépondérante qu’occupe cette évaluation dans la vie de la société, il convient de mieux la préparer.
Communiquer avec son personnel
Vous devez être informé de l’arrivée des auditeurs externes dans votre organisme dans le cadre d’une évaluation. Ceci vous laisse le temps de bien vous préparer. Il est donc utile de connaître à quel audit vous attendre. De ce fait, le chef d’entreprise doit s’enquérir des différents objectifs de l’auditeur. Il doit chercher à être en possession du calendrier de travail de ce dernier. Cette information permettra de vous fixer aussi vos propres objectifs et de planifier le passage des parties prenantes.
Lorsque vous connaissez déjà ce que l’équipe d’audit attend de vous, il faut vous rassurer de le faire comprendre aux employés. Vous devez leur expliquer comment ils devraient se comporter, les thématiques qui seront abordées, les avertir de l’importance et la dimension de cette évaluation. Il est nécessaire de les informer de l’arrivée de ces vérificateurs externes. Ils devront dès lors donner des informations sur les dates de passage et les zones qui seront passées au peigne fin.
Au sein de votre entreprise, vous pouvez mettre en place une commission chargée de la préparation de l’audit. C’est pendant la tenue de ces réunions que vous pourrez profiter pour rassurer certains collaborateurs. L’audit s’intéresse à tout le personnel. Notamment, les administrateurs du groupe, les clients, les familles et les associés. Mettre tout le monde à la disposition des auditeurs afin que l’exercice soit efficace et rapide.
Demander un audit interne
Après la création de la commission chargée de la préparation de l’audit et à travers laquelle vous allez communiquer, passons à l’étape suivante : l’examen rapide de votre environnement de travail. Pour ce faire, procédez par la préparation d’un inventaire de vos forces et faiblesses, de vos manquements. Se mettre à la page en ce qui concerne tous les projets de l’entreprise. Intégrer tout ceci dans un document qui sera partagé par l’ensemble des parties prenantes.
Il faut profiter de ce moment pour vous entretenir avec les auditeurs et tabler sur le temps convenable pour pouvoir discuter avec le maximum de personnes. Cela va aider à avoir une longueur d’avance sur les évaluateurs.
Lorsque tous les employés sont déjà édifiés sur la place de cette évaluation pour la bonne marche de la société, c’est que tout est bien parti. L’essentiel ici c’est de réussir à convaincre les examinateurs de la véracité des informations transmises.
Apprêter le nécessaire pour les auditeurs
Lorsque tout est mis au clair, il faut passer à la phase pratique. Il s’agit ici de faire la mise en place sur le site qui accueillera l’équipe. Le programme constitué en amont inclut également les différents passages des personnes concernées. Ainsi, les responsables de l’entreprise feront, par là, un dispatching des horaires de passage.
Vous mettrez à leur disposition, des bureaux ou une salle de conférences, des ordinateurs, une connexion internet, des imprimantes et les brises pour brancher les machines électriques. Sans oublier les agrafeuses et les trombones et autres fournitures de bureau.
Autre chose, avant de passer pour l’audit, les examinateurs passeront d’abord inspecter le lieu. Pour motiver le personnel et obtenir leur participation massive, il est important de les convier aux deux grands moments de cette évaluation. Vous devez être prêt à apporter les justificatifs convaincants. Révisez votre argumentaire pour toutes les actions entreprises et les décisions prises au cours des sept années précédentes.
La formation des employés est importante ?
La formation pourra se faire à plusieurs niveaux, notamment, l’accueil. Il consiste à créer un environnement chaleureux pour les examinateurs. Ceci crée la confiance et met l’ensemble de l’équipe dans le feu de l’action. Cette atmosphère évite au personnel de l’entreprise de faire des dérapages. Cette formation aura pour but de prévenir les impolitesses et d’éviter d’être embarrassée lors des entretiens.
Au cours de ladite formation, vous pourrez conseiller les participants, entre autres sur la manière à laquelle répondre aux questions. Aussi, ne pas mal parler des collaborateurs, cela peut révéler les failles entre les collaborateurs. C’est également l’occasion d’arranger les problèmes qui existent en interne.
Accorder le bénéfice du doute au personnel en leur laissant la largesse de communiquer avec les évaluateurs externes à tout moment selon leur disponibilité.
Faire la mise au point des préparatifs
Pour cette dernière étape, il faut se rassurer que tout est fin prêt à accueillir l’équipe des auditeurs externes. D’abord vérifier si le lieu de l’examen est fin prêt et que le matériel technique a été réquisitionné. Vérifiez avec votre personnel tous les documents préparés. Vous pouvez également leur allouer un véhicule pour leur transport et gérer leur hébergement afin qu’ils se sentent à l’aise. Faire des simulations afin de maîtriser le tempérament et leur niveau d’imprégnation.
Voici en gros les éléments dont vous aurez besoin pour vous préparer à un audit externe réussi.
