Outil de gestion de projet : organisez votre réussite

Les outils de gestion de projet, à l’image de Trello, sont de plus en plus à la mode. Travail d’équipe de plus en plus indispensable, dématérialisation des tâches, télétravail, augmentation des process et spécialisation de plus en plus pointue, de nombreuses raisons expliquent cette situation. Mais ce succès a pour conséquence aussi la multiplication de outils de travail pensés pour vous aider à vous organiser, on appelle cela un outil de gestion de projet. Laissez-nous vous guider pour vous y retrouver afin de faire un choix éclairé.

Pourquoi faut-il un outil de gestion du projet ?

De la petite équipe indépendante aux grosses entreprises avec de nombreuses ramifications, les outils de gestion de projet connaissent un grand succès parce qu’ils ont su se rendre indispensables.

Il est facile dans une équipe de quelques personnes de mal passer une information, d’oublier un collaborateur dans une chaîne de mail ou de de faire une erreur de planning. Et le moindre grain de sable peut être le responsable d’une cascade d’événements parfois fâcheux à corriger. Ce n’est plus une fatalité car chaque équipe peut s’équiper d’un logiciel de gestion du projet. En y intégrant chaque collaborateur, il devient aisé de passer les informations, de tout noter et de suivre en temps réel l’avancement de chaque point, de chaque projet.

Si la démarche peut sembler chronophage en prenant le temps d’indiquer dans une interface dédiée toutes les actions à réaliser, c’est en fait tout l’inverse. Suivre les projets, et leur avancement, demande quelques minutes de votre temps mais qui seront toujours moins chronophages que les inévitables erreurs d‘organisation.

Trello, l’exemple des outils de gestion de projet

Pour vous donner l’illustration du fonctionnement d’un outil de gestion de projet, je vous présente Trello, mais le principe est le même pour à peu près toutes les formules disponibles sur le web. Efficace, accessible gratuitement pour le principal, il me fallait un choix, c’est Trello.

Trello, quelques mots sur cette solution de répartition des tâches en équipe

Le principe de Trello est d’organiser sur un grand tableau (votre écran) toutes vos tâches à faire pour un projet. Il peut s’agir d’un projet comme simplement une période de temps (les jours de la semaine par exemple). Dans ce tableau, vous allez organiser chaque tâche à réaliser dans le laps de temps symbolisé par votre tableau.

Chaque tâche est appelée une carte. Cette carte contient l’objectif à réaliser comme écrire un article sur les outils de gestion de projet par exemple. Dans cette carte, vous allez inclure un grand nombre de paramètres :

  • Les utilisateurs Trello concernés par la planification (par exemple : Cédric et Bertrand)
  • La date limite (après demain)
  • Un tag pour la classification (Rédaction web – Netbooster – Article)
  • Une pièce jointe (Non)
  • Des commentaires de l’utilisateur et des membres du projet (etc.)
  • Un descriptif sommaire
  • Une carte de localisation au besoin
  • Un pont pour relier votre tableau Trello à des fonctionnalités et applications extérieures (Google Drive etc)
  • D’autres éléments encore

L’interface de chaque carte est claire, organisée par code couleur et personnalisable avec des photos. Chaque carte de votre projet est donc paramétrable à l’infini avec vos données et tous les membres Trello peuvent intervenir dessus et les déplacer dans les sections du tableau au fur et mesure de l’avancée du projet. Pour aider à cet objectif, chaque tâche peut-être sous-divisée en étapes intermédiaires qui rendent encore plus visible la planification. Mais cela permet aussi de mieux répartir les tâches. Un service de chat en ligne permet de communiquer en temps réel directement dans l’interface du projet.

Carte Trello pour gestion de projet
Exemple de possibilités de personnalisation d’une carte Trello

Accessibilité de Trello

Trello comme les autres est accessible depuis un navigateur web (saas), en logiciel à installer sur PC mais aussi sur Android et iOS, grâce au fonctionnement dans le cloud et une application, le tout en Français et en ne consacrant que 30 secondes à la création de son compte.

Avec Trello, en un clin d’œil, vous savez qui fait quoi, comment avance le projet dans son ensemble ou dans ses éléments particuliers. Trello, comme chaque solution de gestion de projet, est un outil de collaboration. Chaque membre d’entreprise est mis sur un pied d’égalité en y ayant accès. Cela permet de bien mieux utiliser les forces vives d’une entreprise, de répartir les charges de travail.

Avez-vous l’utilité de Trello ?

Trello, comme d’autres, est un logiciel freemium. C’est-à-dire que les fonctionnalités principales sont accessibles en ligne de façon gratuite, sans mettre la main au portefeuille avec un abonnement. Certaines fonctionnalités sont tout de même payantes (d’où le terme de freemium mélange de free et premium) comme l’automatisation de certaines tâches, les relevés de restriction pour les personnes externes à l’entreprise et d’autres points. Cependant, la version gratuite conviendra à la plupart des entreprises et des équipes.

Trello impressionne pour la première fois par le nombre de paramétrages possible. On s’imagine tout de suite devoir passer un temps fou à planifier et l’on se dit que l’on ferait mieux de travail que faire de la planification. En réalité, chaque fonction et chaque carte est accessible très simplement, le temps est plus gagné que perdu à l’utilisation.

C’est vrai à la condition d’avoir un véritable projet à mettre en place. Si vous êtes seul ou avec juste un collaborateur, vous ne gagnerez pas forcément du temps à remplir un tableau Trello. Mais à plusieurs utilisateurs, lorsque les gens sont éloignés des uns des autres, dès lors que le projet prend un peu d’ampleur, ces solutions de gestion de projet sont de vrais facilitateurs. De plus, l’aspect ludique des couleurs et des photos ajoute une touche décontractée à un outil sérieux, ce qui facilitera la prise en main.

Tableau Trello
Tableau Trello rempli de façon efficace, modèle disponible sur le site Trello

En savoir plus :

Les outils de gestion de projet ont été théorisés pour mieux en comprendre le fonctionnement et les enjeux. On parle de méthode Kanban dans laquelle le but est de limiter l’éparpillement du travail (en s’organisant de façon précise) dans le but de stimuler la collaboration et l’amélioration du système.

Les autres outils de gestion de projet

Trello n’était qu’un exemple des fonctionnalités et de la méthode de travail agile que permet un outil de gestion de projet. Mais il y en a de nombreux sur le marché, avec parfois quelques petites subtilités. Je vous présente ici les solutions qui méritent que l’on s’y attarde.

Monday.com

Monday est une solution logicielle en ligne (saas) assez complète. Elle regroupe d’ailleurs les fonctionnalités de Trello. Tous les éléments de vos projets sont présentés dans un univers avec une ambiance plus stricte, plus professionnelle. L’ensemble est moins coloré, moins intuitif peut-être aussi. On apprécie cependant la démarche qui consiste à décrire très précisément son entreprise et ses activités dès la première connexion. Cela permet de définir un ensemble de tableaux préconçus qui permettent de gagner du temps.

Nutcache

Nutcache est un logiciel de gestion de projet assez similaire à l’ensemble. Il regroupe les principales fonctions mais apporte un plus donc peu de logiciels disposent. Il s’agit de gérer la budgétisation des projets, d’inclure la gestion des dépenses ou la facture finale. Cela en fait un outil tout en un, au-delà de la simple gestion de projet.

Wimi

On peut citer Wimi dans les logiciels de gestion de projets tout d’abord parce que celui-ci est Français, c’est toujours plaisant. On lui trouve aussi quelques spécificités toujours intéressantes, notamment la possibilité de passer des appels audios et vidéos. C’est un élément que l’on ne trouve pas dans les autres, alors que cela paraît si naturel de pouvoir se parler de vive voix et faire des appels en visio lorsque l’on travail. Autre point fort, le chiffrement des données avec la version Armoured et l’accès à un système d’échange de fichier, façon Google Drive. Enfin, des webinars sont organisés de façon hebdomadaire afin d’en découvrir le produit et apprendre à en tirer le meilleur lorsque l’on débute.

En conclusion concernant les outils de gestion de projet

Les outils de gestion sont encore nombreux sur le marché. On peut difficilement faire l’impasse sur ClickUp, particulièrement efficace, très ergonomique, complet. On lui reprochera des couleurs un peu ternes, mais cela reste subjectif, mais on appréciera son usage directement depuis l’application. Parmi ces outils, on pense aussi à Microsoft to do et Zoho projects qui chacun s’insèrent à merveille dans leur environnement de travail respectif. On pense à Todolist qui a la particularité d’être relié à votre montre connectée Android. Impossible de manquer la moindre information de cette façon ! Enfin, on pourrait citer aussi Asana (open Source), Bubblz, Wkrike, Miro, Freedcamp (utilise le diagramme de Grantt), Wrike et d’autres encore à découvrir ici.

La plupart de ces logiciels proposent une offre collaborative gratuite, destinée à quelques utilisateurs ou limitée dans le temps. Essayer de faire concorder un projet, ou une partie d’un projet, avec cette période d’essai pour prendre le temps de découvrir tout ce que cela vous apportera au quotidien dans l’organisation de vos ressources et de vos tâches.

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Cédric

Cédric Blanchard est rédacteur web indépendant et véritable expert des thématiques abordées sur Netbooster.fr. Avec ses articles qualitatifs et documentés, vous allez obtenir de très précieuses informations pour booster votre présence en ligne ou pour réussir votre activité entrepreneuriale.

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