Que vous soyez en entreprise ou dans une activité de freelance, vous pouvez être amené à rédiger un compte rendu d’activité. Qu’est-ce que c’est et comment le faire ? Lorsque vous travaillez avec vos supérieurs, des collaborateurs ou même des clients, cela nécessite parfois de rendre compte sur la progression de votre travail. Un compte rendu d’activité est le support approprié dans ce cas. Qu’il soit exigé ou facultatif, vous devez être en mesure de fournir un tel document si besoin est.
Présentation du compte rendu d’activité
Selon les secteurs d’activité concernés, le compte rendu d’activité peut également porter le nom de rapport d’activité. À l’instar des lettres et des courriers électroniques professionnels, un compte rendu d’activité est très polyvalent.
Il peut être utilisé pour rendre compte de l’avancement d’un projet, pour informer les personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise à propos d’informations importantes, pour justifier auprès des responsables ou des clients le travail accompli. L’objectif de ce document n’est pas de persuader un public ou d’argumenter une position particulière. Il vise plutôt à faire un bilan du travail effectué sur une période définie.
Ce type de document peut être rédigé par une structure en réponse à la demande de ses garants. Un chef d’entreprise peut aussi l’exiger à ses salariés ou un client à une personne qui travaille en freelance avec lui. Ce document va alors permettre d’informer le client de l’avancée de la mission.
Quels que soient le nom, le public ou le format, le compte rendu d’activité a un but précis : rendre compte des activités qui se sont déroulées au cours de l’exécution d’un projet ou d’une mission en tant qu’entrepreneur ou salarié. En tant que telle, la capacité à écrire clairement sur les actions qui se sont produites est importante.
Les différentes sections
- les chiffres et les stratégies menées ;
- les objectifs qui avaient été fixés ;
- les projets dans lesquels l’argent a été investi ;
- les actions mises en place au cours de la période d’exécution ;
- le budget prévu pour la prochaine période ;
- etc.
Le développement d’un compte rendu d’activité
Le compte rendu d’activité comporte plusieurs parties différentes. Le contenu et la structure peuvent varier selon les branches d’activité, mais pour présenter un compte rendu d’activité assez détaillé, vous pouvez faire apparaître les éléments suivants :
Présentation des objectifs de l’année passée
Dans cette section, il s’agit de passer rapidement en revue les objectifs qui ont été fixés l’année qui a précédé. Si vous n’êtes pas à votre premier rapport d’activité, vous pouvez reprendre exactement le rapport d’activité de l’année dernière et revenir sur le contexte dans lequel ces objectifs ont été fixés.
Les résultats obtenus
Cette section doit donner le plus de détails possible sur ce que vous avez eu à accomplir comme travail. Cette section est celle qui va convaincre par exemple votre patron que vous avez fait du bon travail. Donc, plus elle sera détaillée, mieux ce sera.
Les faits marquants
Quels sont les faits qui ont eu un impact sur le projet ou l’organisation ? Il peut s’agir de faits internes ou externes à l’organisation. Est-ce une mesure gouvernementale ? Une nouvelle loi qui a été votée ? Faites-en mention dans votre compte rendu d’activité.
Présentation des résultats comptables
Ici, il ne faut pas se limiter à présenter un tableau qui reprend les écritures comptables. Il s’agit généralement d’un document qui récapitule la performance financière de la structure à la fin de l’exercice comptable. Même si vous ne pouvez pas faire l’impasse sur ces pages, complétez-les avec des commentaires et des analyses qui expliquent les rubriques financiers, en les étayant d’exemples : fournisseur, meubles pour l’entreprise, loyer, etc.
Les objectifs futurs
Cela devrait expliquer ce que vous avez l’intention de faire à l’avenir. Dans votre rapport, vous pouvez inclure le plan d’action que vous souhaitez exécuter à l’avenir ou développer en deux ou trois grands points votre stratégie. Pour rendre le document plus compréhensible, vous pouvez la décomposer en différents sous-points.
Les projets qui arrivent
Présentez les projets sur lesquels vous souhaitez travailler l’année suivante afin de renforcer votre stratégie. Pour chaque projet, veuillez préciser les objectifs que vous souhaitez atteindre, le budget nécessaire à leur réalisation, et si possible les personnes qui seront chargées de l’exécution.
Le budget prévisionnel
Présentez un tableau financier qui regroupe l’ensemble des dépenses liées à votre projet pour l’année à venir. Ne présentez pas seulement les grandes lignes, mais étayez les raisons qui justifient votre budget en y ajoutant des explications et des analyses.
Conclusion du compte rendu d’activité
La dernière étape pour finir la rédaction de votre compte rendu d’activité consiste à faire une synthèse des différents points. Présentez un résumé de votre rapport d’activité pour montrer que vos actions sont cohérentes et pertinentes.
Quel ton adopter lors de son écriture ?
Il est important d’adopter un ton approprié et professionnel lors de l’écriture du compte rendu d’activité, car les autres employés et les responsables le liront. Utilisez donc un langage clair, concis et concret pour parler de l’avancement d’un projet afin d’éviter toute ambiguïté sur le déroulement de celui-ci.
Dans le cas de l’écriture d’un compte rendu d’activité, il est plus approprié d’utiliser un ton formel et de faire usage de la voix passive.
Par exemple :
L’expérience aurait été meilleure si…
Plutôt que :
J’aurais pu améliorer l’expérience en…
En effet, un compte rendu d’activité est censé être objectif et fondé sur l’analyse des données, plutôt que subjectif et fondé sur des points de vue et des opinions personnels. Il convient fortement d’éviter le langage familier ou trop technique. Toutefois, lorsque cela est approprié, vous pouvez utiliser la voix active.
Dans votre compte d’activité, vous voudrez également être concis et donner des détails précis. Par conséquent, veillez à ce que votre rapport soit bref. En fait, vous voulez que votre lecteur parcoure le contenu de votre compte d’activité rapidement et efficacement. En utilisant de brèves listes et en évitant les détails excessifs tout en utilisant un langage concret, vous vous assurerez que votre rapport d’activité reflète efficacement l’état d’avancement de votre projet.
Pour rendre votre rapport plus vivant, vous pouvez utiliser des diagrammes, des photos, des graphiques, des témoignages ou des tableaux. Il ne suffit pas de se contenter des faits. Il faut savoir également faire preuve d’empathie et montrer votre attachement pour le sujet que vous traitez.
Appuyez-vous sur un logiciel de compte rendu d’activité
Le temps où vous rédigiez vos comptes rendus d’activité à la main est révolu. Aujourd’hui, vous pouvez utiliser des logiciels conçus spécialement pour cela. L’idée est donc de réduire les risques d’erreurs au moment d’indiquer les données, mais également de les exploiter. C’est également fait pour faire gagner du temps à l’ensemble de votre équipe (salariés et managers), mais également à votre service compta.
Bien entendu, il est essentiel de sélectionner un outil qui corresponde à vos besoins et par ailleurs, qui soit fiable. Pour vous faire gagner du temps dans vos recherches, nous vous conseillons particulièrement ce logiciel de compte rendu d’activité. En cliquant sur le lien, vous verrez qu’il répond aux critères que nous venons d’évoquer.
Afin de vous faire votre propre opinion, vous avez la possibilité d’accéder à une démo. L’action est souvent plus parlante que les mots. Maintenant, rien ne vous empêche de consulter le site pour prendre des renseignements dans le détail. Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un logiciel simple à prendre en main, tout en étant très complet. Ce n’est pas pour rien que de nombreuses entreprises l’utilisent au quotidien.
En résumé
Le compte rendu d’activité est un document qui fait la synthèse sur l’ensemble des tâches et des missions réalisées au cours d’une période donnée. Selon le ou les lecteurs de ce document, il peut être facultatif ou imposé. Il n’existe pas un format exigé en ce qui concerne la rédaction de ce rapport.
Ainsi, quel que soit votre domaine activité, vous pouvez vous inspirer de la structure proposée dans cet article. Le plus important est d’intégrer dans votre compte rendu toutes les informations attendues par les personnes demandant ce fichier.
Il ne faut pas aussi oublier que votre compte rendu doit être lisible et compréhensible pour ses lecteurs (employeur, responsable, collaborateur, client…). Pour cela, veillez à ce que le contenu du document soit aéré et créez différentes sections pour chaque catégorie d’information.
