Les notes de frais, c’est toujours une corvée pour le collaborateur comme pour le service de comptabilité de l’entreprise. Gérer les tickets de carte bleue ou de caisse et les conserver, prendre le risque de perdre des justificatifs, remplir des feuilles Excel à n’en plus finir, c’est vraiment une tâche ingrate même si nécessaire. Mais la note de frais s’est informatisée, sous forme de logiciel ou application, afin de se simplifier la vie, et d’aller encore plus loin dans la gestion des frais et dépenses. Petit tour d’horizon des meilleures solutions du marché, pour tous les types de besoin.
Spendesk, un outil de référence dans le domaine
Spendesk intègre tout ce que l’on attend de la gestion des notes de frais avec un suivi en temps réel, l’enregistrement des documents. Mieux encore, le programme permet d’éditer des règles de dépenses pour un contrôle plus fin et intègre même la carte bleue, réelle ou virtuelle, du collaborateur dans son espace personnel de Spendesk. Grâce à son ergonomie intuitive et ses différents niveaux de responsabilité, ce ne sont pas que les notes de frais qui sont prises en compte, mais tous les frais de l’entreprise.
Onexpense, la solution simple pour TPE et PME
Onexpense se veut une application mobile et web, facile d’accès et avec seulement les fonctionnalités les plus courantes concernant les NDF (les notes de frais). Ainsi, chaque collaborateur peut scanner les tickets qui sont reconnus ensuite automatiquement dans l’application. Les frais kilométriques sont pris en charge, ainsi que les dépenses types comme l’hôtel ou le restaurant. Toutes les informations nécessaires à l’édition de la note sont enregistrées dans l’application. Vous n’avez plus qu’à envoyer ensuite vos notes de frais à la comptabilité. Cela se fait automatiquement en générant un fichier Excel avec toutes les informations. Simple, et avec un coût payé par collaborateur, c’est une solution pensée pour les petites structures.
Izyfrais, une offre simple et accessible en matière de coûts
Izyfrais se veut aussi être un logiciel, et application, simple d’accès et concentré sur l’essentiel. Vous pouvez donc scanner vos notes de frais qui sont reconnues automatiquement. Vous pouvez tout de même revenir sur les montants au besoin. Pour l’approbation des dépenses, l’envoi à l’approbateur comptable se fait en un clic. Izyfrais, c’est l’essentiel en toute simplicité. Il en va de même pour le coût de la formule qui se paye sous la forme de crédits, permettant ainsi de ne dépenser que en fonction de vos besoins si ces derniers sont occasionnels.
N2F, pour des notes de frais internationales
Vos collaborateurs partent à l’étranger régulièrement ? Alors pourquoi la gestion des notes de frais ne pourrait-elle pas tenir compte de paramètres si importants ? C’est ce que propose N2F. Au-delà des fonctions classiques d’une application de notes de frais, elle propose aussi un mode hors connexion (pour éviter les frais d’itinérance), une sauvegarde en temps réel des photos, une conversion automatique des devises. Enfin, c’est une application multilingue, parfaite si vous évoluez en même temps dans plusieurs pays.
Evoliz, plus que des notes de frais
Sans surprise pour un logiciel de notes de frais, Evoliz permet de conserver les reçus, de suivre les dépenses. Mais l’application donne un peu plus de libéralités en permettant aussi la gestion des factures fournisseurs, le tout dans une interface simple et facile à prendre en main. On apprécie aussi le mode hors connexion pour les collaborateurs à l’étranger. Il y a plusieurs niveaux de paiement afin d’adapter la tarification au plus près de vos besoins.
Jenji, tout ce qu’il faut
Jenji fait partie de ces applications de notes de frais qui se contentent de bien faire ce qu’on leur demande, et c’est en cela qu’elle est appréciable. Dépenses, frais kilométriques, numérisation, traitement automatique, gestion des cartes bleues, tout est pensé pour être simple. Le service comptable a lui aussi accès à des logiciels de la même suite afin de coordonner l’ensemble de la gestion autour d’un même axe.
Comment trouver la bonne application de notes de frais ?
Les entreprises et plus particulièrement les services comptables ont besoin de suivre les notes de frais et c’est souvent une tâche chronophage. Mais choisir un logiciel qui ne correspond pas à vos besoins n’arrange pas la situation.
Pour faire son choix, il faut conserver l’idée que la plupart des applications de notes de frais professionnels ont la même base, à savoir photographier et sauvegarder les reçus, intégrer les données directement dans l’application puis les convertir, par exemple en Excel, pour les envoyer à l’équipe de la comptabilité.
Les enjeux se trouvent ailleurs et sont d’abord dans les avantages supplémentaires comme la gestion de l’ensemble des frais de l’entreprise avec la prise en compte du remboursement des frais kilométriques ou encore le paiement des fournisseurs ainsi que la gestion en ligne en plus de l’application.
Le choix se fait aussi en fonction du tarif, qui lui-même dépendra de la régularité des notes de frais, et du nombre de salariés y ayant accès. Les tarifs sont souvent accessibles que par l’intermédiaire d’un devis qui s’adaptera donc à plusieurs paramètres de fonctionnement de l’entreprise. Le prix reste néanmoins à prendre en considération en fonction de ce qu’apporte une application de gestion des notes de frais en terme de temps gagné
Certaines entreprises proposent une période gratuite d’essai de leur solution, n’hésitez pas à y investir un peu de temps pour comprendre si la dépense vaut le coût par rapport à votre utilisation.
Quelles sont les caractéristiques d’une bonne application de note de frais ?
Étant donné qu’il existe plusieurs outils pour vous aider à gérer vos notes de frais, il est important pour vous de connaître les éléments qui vous permettront de repérer un logiciel complet qui pourra vous aider au quotidien. Ces points essentiels à vérifier sont :
- Le respect de la réglementation en vigueur : ce critère est indispensable, car des contrôles sont régulièrement faits par l’URSSAF dans les entreprises. Une application note de frais fiable permet un archivage simple et efficace de ces informations qui peuvent être rapidement disponibles en cas de contrôle. Vous avez plus haut, la liste d’outils fiables qui respectent la réglementation en vigueur. Quoiqu’il existe aussi d’autres outils à qui vous pouvez faire confiance comme Notilus, qui est une application note de frais réputé non seulement pour sa fiabilité, mais aussi pour son côté complet et pratique.
- La possibilité de personnalisation : vous devez aussi vous assurer que le logiciel que vous choisissez puisse répondre à toutes vos attentes, donc se conformer au mode de fonctionnement de votre structure.
- La mobilité : cet outil doit être couplé à une application mobile, afin que vous puissiez y avoir accès dans tous vos déplacements.
- Un service client efficace : même si l’outil pour lequel vous optez possède toutes les caractéristiques d’une application complète, il faut également que la structure qui la distribue possède une équipe qui soit capable de vous conseiller et de répondre à toutes vos demandes en cas de problème.
