Appeler les équipes, répartir le travail de chaque collaborateur, suivre l’avancement de la production : la gestion d’un projet exige une rigueur sans faille et la réalisation de plusieurs actions. Pour se simplifier la tâche, certains patrons n’hésitent pas aujourd’hui à recourir à un outil intelligent : le logiciel de gestion de projets. À quoi sert-il concrètement ? Éléments de réponse ici !
Planifier les projets et répartir les missions
Pour assurer le bon déroulement d’un projet, peu importe le domaine dans lequel il intervient, c’est fondamental de le structurer en le décomposant en plusieurs étapes. Les besoins du projet, le coût final, le délai de livraison, les ressources disponibles, tous ces paramètres doivent être abordés. Ce sont eux qui constituent le cahier de charges et seuls les meilleurs logiciels de gestion de projets permettent de le respecter.
La création et la planification des étapes
Ici, le logiciel de gestion de projets vous permet de planifier vos projets et de le découper en phases. Il indique la valeur de travail à prévoir pour chaque mission, l’ordre de priorité, les contraintes liées aux délais, etc. Grâce à lui, vous optimisez votre organisation et respectez les délais prévus.
L’évaluation des ressources et la répartition des tâches entre collaborateurs
Le logiciel de gestion vous permet d’avoir une vision globale du projet que vous pilotez. De ce fait, il facilite l’évaluation et l’affectation des ressources matérielles, humaines ou virtuelles nécessaires à la réalisation du projet. Sur un tableau accessible à toutes les équipes qui travaillent sur le projet, la solution de gestion définit dans un calendrier détaillé la période d’intervention de chacun.
La maîtrise des risques dans la gestion du projet
La disponibilité des collaborateurs est visible. Ainsi, le chef du projet peut rapidement prendre des décisions rapides et pertinentes en cas de retard éventuel de ses collaborateurs ou même, les anticiper.
Le diagramme de Gantt
Avec un logiciel de gestion de projet, vous disposez d’un diagramme de Gantt simple. Il met sous forme d’image, les différentes tâches du projet et leurs échéances.
Suivre l’avancement des projets en temps réel
L’exécution et la réussite d’un projet nécessitent un suivi en temps réel. Sa conduite se doit d’être souple, agile pour un résultat probant. Le contrôle de l’évolution du projet permet de fournir en temps réel au client l’avancement et de le rassurer quant à la livraison à bonne date du marché.
Pour vous aider à avoir toutes ces informations sous les yeux, un logiciel de gestion de projets vous offre une vue d’ensemble claire et actualisée des différentes phases du projet. Vous pouvez même sélectionner la provenance des données qui vous intéresse à l’aide de divers tris (par équipe, par dossier…). Mieux, vous disposez dans les moindres détails, d’informations sur les heures déjà effectuées par vos collaborateurs ainsi que l’état d’avancement de leurs missions.
Améliorer la communication entre les équipes
Pour que le projet soit livré à la bonne date, il est important que chacun sache quoi faire et quand l’effectuer. Pour une coordination juste des interventions, c’est que toutes les équipes participatives communiquent et partagent entre elles les informations mises à jour instantanément. Elles peuvent réaliser cette communication à grande échelle grâce à la solution de gestion.
Celle-ci centralise toutes les données relatives à chaque étape et à chaque mission. Elles sont accessibles à tous les utilisateurs en un seul endroit. Par ailleurs, le logiciel de gestion peut aisément s’intégrer à vos outils de travail existants.
Suivre les projets après livraison
Le logiciel de gestion de projet ne permet pas uniquement de suivre l’évolution d’un projet jusqu’à la livraison. Ses compétences vont au-delà de cette étape. En effet, il permet également de constater les écarts éventuels entre les prévisions établies et la réalisation concrète de la mission.
De plus, il offre la possibilité d’archiver les différentes tâches réalisées par toutes les équipes ayant travaillé sur le projet et d’envisager la meilleure manière d’appréhender le suivant. C’est un outil qui permet de réévaluer le travail qui a été effectué et de relever les insuffisances. Ainsi, le chef projet dispose de données susceptibles de mieux être exploitées sur les prochains marchés.
Un logiciel de projet constitue donc une solution efficace qui permet à une entreprise ou à un chef de projet d’exécuter ses tâches aisément et d’offrir au client un travail de qualité dans le délai convenu.
