La communication est une pièce maitresse de la croissance des entreprises. Dans ce sens, elle est large et prend en compte de nombreux aspects. Pour une stratégie de communication optimale, les structures doivent notamment penser à offrir un premier contact de qualité aux clients, aux visiteurs et aux potentiels partenaires.
Ceci passe par la mise au point d’un système de communication sonore efficace intégrant de bonnes techniques. Ces mesures contribuent fortement à améliorer l’image de marque des entreprises. Pourquoi booster la communication sonore des entreprises ? La réponse ici !
Accueil téléphonique : premier contact avec les clients et prospects !
Souvent relégués au second plan, la communication sonore et l’accueil téléphonique méritent une place de choix. Ils sont d’une grande importance dans les stratégies marketing et les relations client d’une société.
L’accueil téléphonique est bien souvent le premier contact qu’établit l’entreprise avec un client. Il n’y a généralement pas deux occasions de faire une bonne impression. Il convient de saisir la première pour sidérer et fidéliser le client. Voilà tout l’intérêt d’un système d’accueil téléphonique de qualité.
Le premier contact avec un client doit être à la hauteur des enjeux et respecter un certain nombre de critères. De nombreuses entreprises font appel à un service d’appel téléphonique externalisé pour accroitre leur disponibilité. Quoi qu’il en soit, l’essentiel c’est de réussir à établir avec le client une relation durable. Deux principaux cas se présentent dans la gestion des accueils téléphoniques.
Indisponibilité des répondants d’appels téléphoniques
Nul ne peut prévoir le moment où le client ou prospect appellera.
Toutefois, il faut toujours faire bonne impression, même en cas d’indisponibilité. L’idéal est de configurer un message de répondeur professionnel pour permettre au client d’avoir une réponse et de laisser un message s’il le souhaite.
Cette stratégie consiste à convaincre le client de rappeler ultérieurement. Elle n’est utile qu’avec un message de répondeur professionnel de qualité.
La disponibilité du répondant
Lorsque le répondant est disponible, c’est le cas idéal pour une relation pérenne avec le client. Le premier accueil réservé au client est le véhicule de l’image de l’entreprise.
L’art de la communication devient plus complexe lorsqu’on n’a pas son interlocuteur en face de soi. Le répondant a intérêt à soigner cette communication téléphonique et éviter de tomber dans les pièges de la communication à distance. Il s’agit de malentendus, de déformations de propos, de mauvaises interprétations, etc.
À quoi sert un système d’accueil téléphonique ?
Nombreux sont les avantages d’un système d’accueil téléphonique pour une entreprise. Aussi, selon vos besoins, ce système peut améliorer les domaines de compétence suivants : le service client, le service commercial, la prise de rendez-vous avec les clients, la gestion d’agenda, le service après-vente, la prise de messages, le transfert des appels vers les postes internes de l’entreprise, etc.
Les systèmes d’accueil téléphoniques conviennent à tous les types d’entreprises. Grâce aux services d’appel téléphonique externalisés, il est possible d’avoir une permanence téléphonique de qualité sans se ruiner. Se doter de ce type de système pour une entreprise est clairement un investissement rentable. Les services téléphoniques externalisés sont conseillés, car ils présentent plusieurs avantages.
Ils améliorent l’image de marque de l’entreprise en augmentant sa présence auprès de clients fidèles ou potentiels. Ils restent à l’affut des avancées technologiques et bénéficient d’un service professionnel. Surtout, ces services permettent de faire des économies de temps et d’argent.
