Les logiciels de facturation possèdent des fonctionnalités présentant plusieurs avantages en termes de gestion comptable. Ils vous permettent notamment de gérer et d’éditer vos factures de manière automatisée. Le choix d’un logiciel de facturation est ainsi crucial pour toute entreprise, car celui-ci doit correspondre à l’ensemble de spécificité de l’entreprise. Heureusement, il en existe une multitude. Pour choisir un outil adapté aux besoins et aux caractéristiques de votre entreprise, il faudra prendre en compte les points suivants.
L’organisation comptable de l’entreprise
Pour faire le choix du bon logiciel de facturation, il faut dans un premier temps prendre en considération le profil de gestion comptable de votre entreprise. Vous devez savoir si votre entreprise va gérer sa comptabilité elle-même ou si elle va déléguer la tenue de sa comptabilité à un expert-comptable. En effet, vos besoins ne seront pas les mêmes si vous recourez aux services d’un expert-comptable que si vous avez une gestion interne de votre comptabilité.
Si vous réalisez l’intégralité de votre gestion comptable en interne, il sera préférable de choisir un outil “tout-en-un”. Vous pourrez ainsi utiliser un seul et même outil pour la facturation et la comptabilité, ce qui constitue un atout considérable en termes d’efficacité. Privilégiez dans ce cas un outil avec un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité si vous êtes une petite entreprise. Optez plutôt pour un pack avec un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité s’il s’agit d’une moyenne ou grande entreprise.
En revanche, lorsque vous externalisez votre comptabilité, un logiciel proposant majoritairement des fonctionnalités de facturation sera suffisant. Assurez-vous cependant que l’outil offre une possibilité d’établir un accès pour votre expert-comptable et que les modalités d’intégration des factures de ventes dans la comptabilité soient facilitées.
L’ergonomie du logiciel de facturation
La facilité de prise en main et d’utilisation du logiciel de facturation est un critère de choix important, notamment pour les personnes ayant peu de connaissances en gestion comptable. L’outil doit être clair et intuitif pour la personne qui va l’utiliser. Veillez à ce que la navigation soit fluide avec une interface simple. En d’autres termes, l’utilisateur doit se sentir à l’aise avec celui-ci. Un logiciel de facturation peut sembler excellent sur le papier en termes de fonctionnalités, mais finalement ne pas vous correspondre en termes d’ergonomie.
Il est donc recommandé de tester le logiciel de facturation avant de l’adopter, surtout si vous décidez de l’acheter ou de vous engager pour 1 an. La plupart des éditeurs de logiciel offrent un essai gratuit pendant une période limitée allant souvent de 7 jours à 30 jours. Si le logiciel n’est pas disponible en version essai, n’hésitez pas à vous abonner pour un mois et le tester. Cette phase de test vous permettra de vous fonder votre propre opinion sur l’ergonomie de l’outil. Profitez-en pour vérifier son adéquation avec les besoins de votre entreprise.
La personnalisation et le paramétrage du logiciel de facturation
Un logiciel de facturation offrant la possibilité de personnaliser un grand nombre de paramètres s’adaptera au mieux à vos besoins. Il est ainsi préférable de choisir l’outil qui propose des fonctionnalités de configuration comme la possibilité d’importer des fiches client/fournisseur/produit à partir d’un fichier CSV.
Il peut aussi être intéressant d’opter pour un logiciel permettant d’enregistrer des modèles de factures différentes en fonction du type de :
- client (particulier ou professionnel) ;
- de produit ;
- ou de service.
L’ajout d’un logo propre à l’entreprise ou le choix de la nature/taille de la police ou encore une mise en page aux couleurs de l’entreprise est également une possibilité de configuration importante. Il est toujours mieux de se tourner vers un outil offrant la possibilité de créer une page d’accueil personnalisée pour mettre en avant les informations les plus importantes.
Automatiser et personnaliser certaines tâches (messages de relance personnalisés, notifications, etc.) reste tout de même une possibilité de paramétrage à ne pas négliger. Il est toutefois important de vérifier que le logiciel de facturation est conforme à la dernière réglementation en vigueur et qu’il bénéficie de l’agrément de l’État.
La localisation des serveurs du logiciel
Le lieu d’implantation des serveurs de l’éditeur de logiciel doit aussi être pris en compte afin de choisir un outil adapté. En effet, lorsque vous optez pour un logiciel de facturation en ligne type Saas, vos données peuvent être hébergées sur des serveurs à l’étranger. Cela peut avoir des incidences sur les normes de sécurisation de vos données personnelles, mais aussi sur l’accès à vos données.
Veillez donc à ce que les données hébergées par l’éditeur soient stockées sur un espace sécurisé et de vous renseigner sur le lieu d’implantation des serveurs. Mieux vaut vous méfier des éditeurs de logiciel qui implantent leurs serveurs à l’étranger. Recourir à un éditeur de logiciel de renom permettra notamment de s’assurer que des moyens suffisants sont mis en place pour sécuriser les données.
L’importance d’un bon logiciel de facturation
S’il est important de prendre en compte tous les critères que nous avons évoqués pour le choix de votre logiciel de facturation, ce n’est pas pour rien. C’est pour cela que nous allons vous donner un dernier conseil, avant de parler des avantages : ce site fait partie des meilleurs logiciels en ligne pour votre facturation !
Passons maintenant à ce que vous avez à gagner avec un tel logiciel.
- Limiter les erreurs : avec un logiciel, vous pourrez centraliser les fiches clients et les paramétrer pour chacun d’entre eux. Ainsi, il vous suffira de consulter la fiche pour savoir précisément ce qu’il en est et ne plus vous tromper en créant une seconde fiche. Par ailleurs, vous aurez le report de la TVA ou avoir le calcul automatique en HT et TTC.
- Gagner du temps : Un logiciel vous permettra également de créer vos documents (factures, devis, bon de commandes…) que vous pourrez réutiliser d’une fois sur l’autre, en ayant juste besoin de les personnaliser.
- Respecter la loi : vous le savez, vos factures doivent être numérotées et contenir des éléments obligatoires, comme la TVA, l’adresse de votre entreprise… Tout sera systématiquement indiqué dessus.
