Vous êtes à la recherche d’une solution permettant d’optimiser votre gestion documentaire et informationnelle ? Vous voulez qu’elle vous permette de rationaliser vos processus d’entreprise, de réduire vos coûts, de gagner en temps et en agilité, d’améliorer aussi bien la sécurité que la collaboration au sein de votre structure ?
Alors, vous devriez envisager la gestion électronique des documents ou GED. Le recours à cette dernière est d’autant plus essentiel dans le contexte actuel marqué par la digitalisation galopante de l’économie. Nous faisons le point ici sur ses particularités, ses différents types et avantages.
La gestion électronique des documents (GED) : qu’est-ce que c’est ?
Une GED ou DMS (en anglais pour Document Management System) consiste en un système informatique permettant la dématérialisation des documents et des informations au sein de votre entreprise. Elle vous donne la possibilité de digitaliser vos processus. En clair, une GED a pour objectif de fluidifier et de rationaliser la gestion documentaire et informationnelle au moyen de la numérisation des fichiers. C’est un processus collaboratif qui intervient dans tout le cycle de vie de ces derniers et qui comprend notamment :
- la création d’une base documentaire,
- l’indexation des données afin d’en faciliter l’accès,
- le stockage des documents en vue d’un meilleur traitement des informations suivant vos exigences et les besoins de chaque utilisateur,
- la consultation et le partage des données,
- l’archivage des fichiers essentiels et la suppression de celles qui sont en fin de vie,
- la sécurité de la base documentaire.
La GED est devenue incontournable pour les entreprises au vu du développement intensif du digital et de la massification des flux informationnels et informationnels.
Pourquoi utiliser un logiciel GED ?
La centralisation des documents et des informations au sein d’un seul outil est le principal atout d’un logiciel GED, ce qui en facilite l’accès et la gestion par l’ensemble des utilisateurs. Le même dispositif vous fait en plus profiter d’un gain de temps significatif tout en vous facilitant la vie.
Il vous libère des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée qui surchargent votre quotidien qui vous empêchent d’atteindre votre plein potentiel. Vous pouvez ainsi investir davantage de temps au développement de votre structure.
Un système de GED vous permet en outre de gagner en efficacité et en agilité dans le sens où il vous permet de trouver en un rien temps les documents dont vous avez besoin. L’outil minimise en plus les erreurs humaines. Nous pouvons y ajouter le gain de productivité qu’il garantit ainsi que l’amélioration de la collaboration, l’optimisation du service client, la sécurisation des informations et la réduction des coûts. Le recours à un outil GED est également un geste écologique en sachant que son utilisation s’inscrit dans une logique “zéro papier”. Ce logiciel donne à chaque utilisateur la possibilité de travailler dans un environnement serein.
Il vous permet d’anticiper et de préparer dès à présent votre transition vers la dématérialisation des factures. Il s’agit d’une obligation légale qui entrera progressivement en vigueur à partir du 1er juillet 2024. Toutes les entreprises assujetties à la TVA entrent dans son champ d’application. L’autre avantage d’un système GED est qu’il est entièrement personnalisable. Il vous est possible de l’ajuster au plus près des besoins de votre entreprise et de le faire évoluer au fur et à mesure qu’ils évoluent.
Les avantages de la mise en œuvre de la GED dans votre flux de travail
La GED permet en premier lieu la gestion dématérialisée et centralisée de l’ensemble de vos documents avec un outil intuitif, collaboratif et 100 % sécurisé. Vous, autant que vos collaborateurs, pouvez accéder en toute simplicité à la base documentaire qui y est présente. Vous gagnez du temps précieux dans la recherche, la modification et le partage des documents.
L’outil vous fait profiter d’un système d’indexation performant vous permettant de retrouver en seulement quelques clics tout ce dont vous avez besoin parmi des milliers de documents. Il réduit significativement le temps consacré à la gestion documentaire et informationnelle. Tout le personnel n’a plus à manipuler des documents papier, d’imprimer et d’envoyer des courriers. Chaque fichier peut être modifié et partagé en temps réel.
La gestion électronique assure par la même occasion une meilleure traçabilité des documents tout en garantissant leur fiabilité. Vous pouvez par conséquent garantir la conformité de chacun aux normes réglementaires et légales en vigueur. Vous bénéficiez en plus d’outils statistiques et décisionnels permettant une meilleure exploitation et une analyse approfondie de vos données.
Sachez également que votre système de GED est accessible depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil connecté à internet. Cela facilite, fluidifie et rend plus efficace la collaboration entre les différents collaborateurs. Chaque utilisateur profite d’une interface unique, simple, intuitive et conviviale pour trouver son compte en un rien temps. Il peut partager des documents à ses collègues sans qu’il ait à les contacter individuellement ni à se déplacer. Votre relation avec vos partenaires commerciaux s’améliore en même temps.
Cela dit, la GED améliore aussi bien la mobilité que l’accessibilité. L’expérience des salariés et le confort de travail s’en trouvent aussi améliorés, ce qui entraînera effectivement un gain de productivité considérable. Les erreurs humaines sont minimisées et les délais se raccourcissent puisque l’outil automatise les processus métiers. Hormis tout cela, la GED élimine les coûts d’impression, de papier, de stockage physique et de maintenance matérielle tout en permettant d’économie de l’énergie ainsi que de l’espace.
Les différents types de systèmes de GED
Le mode d’hébergement d’un système de GED peut être externe ou interne. Dans le premier cas, il est pris en charge par un prestataire externe qui garantit la sauvegarde, la sécurité et la disponibilité de vos données. On parle en l’occurrence de cloud ou de SaaS (Software as a Service). Dans le second cas, le système est intégré dans votre infrastructure informatique. Il est plus précisément installé sur vos propres serveurs et vous en assurez la maintenance. Le mode de déploiement d’un dispositif de GED peut être :
- modulaire : vous faites le choix des modèles qui correspondent à vos besoins spécifiques,
- globale : vous investissez dans une solution complète couvrant les différents aspects de la gestion documentaire dématérialisée (digitalisation, indexation, stockage, diffusion, archivage, suppression…).
La première option représente un choix judicieux si vous souhaitez bénéficier d’un système sur mesure. Par ailleurs, la GED peut être centralisée ou décentralisée. La première option consiste à utiliser un logiciel unique qui gère l’ensemble des documents et des informations de votre entité.
La seconde option consiste quant à elle en l’utilisation de systèmes GED différents selon les projets ou les services. À savoir que le prix d’une solution de GED dépend d’un certain nombre de facteurs. On cite notamment le nombre d’utilisateurs, l’ampleur du panel de fonctionnalités, le nombre, le type et le format de documents à traiter, l’espace de stockage, le support technique, etc.
Quelles stratégies de gain de temps la GED permet-elle ?
Une solution de GED offre un éventail de stratégies vous permettant de gagner en temps et en efficacité dans le cadre de votre gestion documentaire et informationnelle. On note en premier lieu l’automatisation des tâches aussi chronophages que répétitives, allant de l’acquisition à l’archivage, en passant l’indexation, le traitement, la diffusion, etc. L’outil vous permet d’accéder en seulement quelques clics à tous les documents dont vous avez besoin.
Grâce à ce système, vous n’avez pas à fouiller les dossiers éparpillés sur votre ordinateur ou les piles de papiers stockés dans vos locaux avant de trouver votre compte. Un logiciel de GED accélère la communication interne et externe grâce à l’accès en temps réel aux informations. Il facilite la gestion documentaire et informationnelle, évitant ainsi les erreurs, les oublis et les confusions. La rationalisation de vos processus d’entreprise favorise l’efficacité et stimule l’innovation au sein de votre entité.
Sécurisation des documents numériques avec la GED
Un logiciel GED vous fait profiter d’un niveau de sécurité accru contre les risques d’accès non autorisé, de perte, de destruction ou de vol de données. Ce logiciel propose un système de contrôle des droits d’accès aux documents. Il vous donne la possibilité de suivre l’historique des actions réalisées sur la base documentaire et d’identifier les responsables en cas d’incident.
Le même outil est muni d’un système de chiffrement visant à protéger vos documents contre l’espionnage et le piratage. Il vous permet en plus de réaliser des sauvegardes régulières et de restaurer les éventuels documents endommagés ou perdus.
