Vous cherchez à vous procurer le programme de planification en ligne le plus efficace, mais vous ne savez pas trop quelles sont les options disponibles ? Vous découvrirez dans ce guide les critères sur lesquels vous devez vous baser pour choisir un logiciel, ainsi qu’une analyse des différentes options disponibles pour vous aider à choisir la meilleure en fonction de vos besoins.
Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous en ligne ?
Réduire le risque de faire des erreurs
Lorsque vous prenez des rendez-vous en ligne, le risque de faire des erreurs est réduit car ce sont les utilisateurs qui décident de leurs propres horaires. Vous n’aurez pas à vous concentrer sur deux choses car le logiciel se charge de planifier tous vos rendez-vous.
Gain de temps
Un autre avantage est le gain de temps. Vous ne serez plus stressé par le téléphone qui sonne toute la journée et perturbe votre emploi du temps. Grâce à cette méthode, les clients peuvent effectuer des réservations à tout moment et à l’heure qui leur convient le mieux.
Votre disponibilité peut être synchronisée en temps réel
Avec ce type de logiciel, le processus de synchronisation est effectué automatiquement. Lorsqu’un de vos clients n’est pas en mesure de prendre un rendez-vous, celui-ci est immédiatement disponible pour les autres clients. Vous aurez une vision en temps réel de votre planning.
Utiliser un instrument qui s’adapte à tout type d’entreprise
Les logiciels de prise de rendez-vous en ligne conviennent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Si vous êtes un indépendant ou si vous faites partie d’un groupe, vous pouvez trouver le logiciel qui répond à vos besoins. Pour la majorité des logiciels, vous pouvez effectuer une mise à niveau, par exemple si vous souhaitez élargir la base d’utilisateurs ou modifier l’interface.
Il est bon de savoir que beaucoup de ces programmes sont disponibles gratuitement pour le nombre limité de sessions par mois.
Vous êtes disponible toute la journée, tous les jours
Avec la réservation en ligne, les créneaux horaires sont disponibles à toute heure de la journée. Cette méthode de prise de rendez-vous peut être plus efficace pour vos clients puisqu’ils peuvent prendre rendez-vous à tout moment de la journée. S’ils ne sont pas en mesure de réserver pendant leur horaire de travail, ils peuvent le faire le soir après leur retour à la maison, ou pendant leur pause déjeuner.
Améliorer l’expérience client
Certains logiciels offrent la possibilité d’un rappel 24 heures avant l’heure prévue du rendez-vous. La plupart du temps, le client reçoit le rappel par SMS ou par e-mail. Vous pouvez également configurer votre outil pour qu’il envoie des rappels en votre nom. Idéal pour l’UX.
Les 8 meilleurs logiciels de prise de rendez-vous
HubSpot
HubSpot est essentiellement un CRM en ligne. Cependant, il fournit gratuitement aux professionnels une variété d’outils utiles, comme un outil de prise de rendez-vous. Il vous permet de gérer les rendez-vous avec vos clients potentiels sans avoir besoin de souscrire à un abonnement payant. Sachez qu’il s’agit d’une application freemium qui ne vous donne pas accès à toutes les fonctionnalités de la version gratuite.
SimplyBook.me
Comme son nom l’indique, SimplyBook.me est très facile à utiliser. Il permet à tout professionnel de gérer ses réservations en ligne. Avec ce programme, vous avez deux options : la création d’un site web, ou la mise en place d’un widget pour créer des rendez-vous sur votre site web existant. SimplyBook.me est un spécialiste de l’aide aux entreprises de services.
Calendly
Calendly est un programme simple de prise de rendez-vous en ligne. Qu’est-ce que Calendly ? Votre client est accueilli directement sur le calendrier, et doit sélectionner la case qui lui convient. Ensuite, il pourra décider du moment le plus approprié.
Reservio
Reservio offre une variété de services pour les entreprises qui s’occupent de la prise de rendez-vous, notamment un calendrier de réservation en ligne, la gestion des rappels des clients et l’intégration d’assistants commerciaux. Solution tout-en-un pour la prise de rendez-vous en ligne. C’est un programme qui est utilisé dans plus de 35 pays. L’ensemble du processus est facile à utiliser et l’interface facile à utiliser.
SuperSaas
SuperSaas est un calendrier en ligne qui peut être personnalisé pour chaque entreprise. L’entreprise compte plus de 120 000 clients dans le monde. L’avantage de la plateforme est qu’elle offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent être configurées pour créer un instrument qui reflète votre marque. Le design est simple mais c’est un outil efficace.
Timify
Timify est un programme idéal pour les professionnels qui souhaitent disposer d’une application leur permettant de fixer des rendez-vous avec leurs clients. Vous pouvez connecter ce programme sur votre site web ou votre page Facebook. L’avantage de ce logiciel est que vous pouvez fournir un champ individuel au moment de faire une réservation. De cette façon, toutes les informations que le client saisit dans le formulaire sont utiles pour optimiser l’expérience utilisateur.
Bookafy
Ce que nous aimons le plus chez Bookafy, c’est le design et l’esthétique des pages de rendez-vous. Elles sont très élégantes. L’expérience utilisateur est simplifiée grâce aux nombreuses intégrations que le logiciel propose (avec des logiciels de vidéoconférence, comme Zoom). L’un des points forts de ce programme est son « responsive » ; c’est pourquoi, même sur les appareils mobiles, il est extrêmement simple de réserver une place.
Comment choisir un logiciel de réservation en ligne gratuit ?
Lorsque vous choisissez votre application de réservation en ligne, il est crucial de déterminer vos besoins. Les trois facteurs les plus importants à prendre en compte sont les fonctionnalités proposées, la convivialité et le coût.
Fonctionnalités
La fonction la plus basique (qui est standard dans la majorité des logiciels) est la prise de rendez-vous. Cependant, certaines entreprises ne peuvent se contenter de cette fonctionnalité. Certains entrepreneurs utilisent Facebook pour communiquer avec leurs clients et cherchent à choisir un logiciel qui puisse être intégré au réseau social. En fonction des canaux de communication utilisés (comme votre site), il est essentiel de sélectionner le logiciel approprié.
L’intégration avec d’autres applications n’est pas la seule question. Si vous utilisez déjà une application CRM pour gérer votre entreprise, assurez-vous que le nouveau logiciel fonctionne bien avec votre logiciel existant. Par exemple, certains CRM disposent d’options supplémentaires pour permettre les réservations en ligne. En choisissant cette option, la gestion de votre entreprise sera plus facile puisque tout sera regroupé en un seul endroit. C’est par exemple le cas de HubSpot : il est sans doute moins axé sur la prise de rendez-vous en ligne, mais il est beaucoup plus complet dans sa composante CRM (nous l’avons d’ailleurs choisi comme l’un des meilleurs logiciels CRM gratuits).
Simplicité d’utilisation
Plus votre logiciel sera intuitif pour vos clients, plus ils seront susceptibles de vous être fidèles. En effet, une utilisation complexe pourrait dissuader les clients de recourir à vos services. La facilité d’utilisation est liée au type d’alerte qui aide votre client à se souvenir du rendez-vous. Choisissez un logiciel qui donne au moins un rappel (par SMS ou e-mail).
Tarifs
Il existe différents prix en fonction du service que vous choisissez. Si vous téléchargez un logiciel gratuit, vous n’avez droit qu’à une version limitée. Ce type de logiciel convient à la plupart des professionnels.
Si vous avez beaucoup de rendez-vous ou si vous souhaitez modifier l’interface de leur site web, il peut être avantageux de passer à un mode payant. Lors de la mise à niveau, vous bénéficierez de tous les avantages nécessaires à une gestion efficace de votre entreprise.
Pour l’évolution du marché, tout dépend du secteur d’activité et du nombre de rendez-vous par mois dont le professionnel a besoin. En outre, plus cet outil est crucial pour le chiffre d’affaires de l’entreprise, plus la version payante sera utilisée, car les enjeux sont très importants.
Comment fonctionne un logiciel de prise de rendez-vous ?
Le concept d’un logiciel de prise de rendez-vous est assez simple. Tout d’abord, vous devez remplir les créneaux horaires qui sont disponibles pour vos clients.
C’est comme un agenda dématérialisé, mais avec l’avantage d’être accessible à tous. A toute heure de la journée, vos clients peuvent réserver leurs billets en ligne.
En revanche, l’expérience de l’utilisateur dépend du logiciel utilisé. Certains nécessitent un compte, tandis que pour d’autres outils de prise de rendez-vous en ligne, il suffit de saisir ses coordonnées pour être informé du rendez-vous prévu. Le logiciel générera automatiquement un lien ou un code d’authentification pour vous permettre d’accéder à la réunion ou au rendez-vous.
À qui s’adresse la prise de rendez-vous en ligne ?
Ce logiciel de prise de rendez-vous en ligne est destiné aux professionnels qui doivent prendre des rendez-vous avec des clients. Nous allons parler des domaines qui sont les plus concernés par ces exigences et discuter des avantages de ce type de logiciel conçu pour ces types d’emplois.
- Médecins La prise de rendez-vous est au cœur du travail d’un médecin. Avec un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, ils pourront passer moins de temps au téléphone pour prendre des rendez-vous et pourront se concentrer entièrement sur leurs patients en consultation.
- Les garagistes : Pour un garagiste, l’étape de la prise de rendez-vous est essentielle pour fidéliser sa clientèle. En effet, plus le système de prise de rendez-vous est simple et intuitif, plus les clients seront satisfaits. En utilisant ce type d’application, vous gagnerez du temps, puisque vous pourrez passer de la réservation par téléphone (qui est un signe de grande disponibilité au moindre appel téléphonique) à la prise de rendez-vous en ligne.
- Les salons de coiffure en proposant la réservation en ligne, les créneaux disponibles sont ouverts à toute heure de la journée. C’est un excellent moyen d’améliorer votre temps et d’offrir un plus grand confort à vos clients.
- Avocats et comptables : Les comptables et les avocats sont fréquemment amenés à argumenter avec leurs clients, que ce soit pour l’élaboration d’une réglementation ou pour présenter un rapport annuel sur l’état de l’entreprise. Un logiciel leur facilite la tâche et leur permet de gagner beaucoup de temps.
Quelles sont les alternatives aux logiciels de planification en ligne gratuits ?
Les solutions payantes par rapport aux solutions gratuites
Calendly
Le principal avantage de la version payante de Calendly est la possibilité de modifier le formulaire de prise de rendez-vous pour l’adapter à la marque de votre entreprise. Si vous choisissez l’option la plus chère, vous bénéficierez d’une assistance plus importante de la part de Calendly en cas de pépin. En outre, toutes les intégrations sont accessibles avec l’abonnement le plus cher.
SimplyBook.me
La version la plus chère de SimplyBook.me offre la possibilité de faire 2 000 réservations ainsi que des plug-ins illimités. Vous pouvez également personnaliser l’application client à votre image. C’est pourquoi il s’agit du meilleur choix pour les entreprises à forte croissance.
HubSpot
HubSpot propose une version non payante, mais elle est extrêmement limitée. C’est pourquoi, pour les entreprises ayant un fort potentiel de croissance, il est plus efficace de payer pour la version premium. Le support client de Hubspot est plus réactif dans la version payante.
Autres solutions payantes
Wavy
Wavy est une application pour caisses enregistreuses, fréquemment considérée comme le meilleur logiciel pour gérer les salons de coiffure. Cependant, il s’adapte aussi très bien aux salons de beauté, aux spas ou aux salons de coiffure. C’est un logiciel complet qui vous permet de gérer vos horaires et vos réservations en ligne, même pour les activités qui se font à domicile.
Doctolib
Doctolib est la plateforme la plus importante pour les médecins et pour cause ! En plus de la possibilité de prendre des rendez-vous, les médecins qui sont inscrits sur la plateforme sont répertoriés. S’ils sont bien classés, Doctolib leur apporte des visiteurs supplémentaires, puisqu’ils sont les premiers à s’afficher dans les résultats de recherche de Doctolib. La prochaine tâche des médecins est de retourner les internautes qui ont visité leur site web en rédigeant une description convaincante.
Bon à savoir Pour améliorer le référencement local dont vous disposez, placez-vous sur différentes villes qui sont à proximité de votre cabinet.
CalenDoc
CalenDoc est un site web dédié à la prise de rendez-vous. Il s’agit d’une solution flexible au design épuré. Grâce à ses nombreuses possibilités d’affichage, vous pouvez personnaliser l’apparence de votre entreprise. Ce que nous aimons chez CalenDoc, c’est la possibilité de gérer plusieurs calendriers qui vous permettent de mieux gérer votre équipe et de partager le travail de manière équitable. De plus, l’outil peut être synchronisé.
Planyo
Planyo est un programme de planification en ligne. Planyo est spécialement conçu pour les professionnels qui souhaitent personnaliser leur interface de prise de rendez-vous. Le logiciel est très adaptable et peut être utilisé dans de nombreux domaines, notamment le tourisme (réservation d’activités hôtelières, hôtels, etc.) et le transport (location de voitures et de yachts) et même dans le domaine de la santé pour planifier les rendez-vous des patients.
Le seul avantage de ce programme ? Il est possible de modifier les prix proposés en fonction des critères que vous spécifiez. Par exemple, si vous êtes gérant d’un hôtel, vous pouvez proposer un prix différent selon les périodes de la semaine (en augmentant les prix le week-end).
Google Agenda
Le principal avantage de Google Agenda est la possibilité de synchroniser votre agenda sur tous vos appareils. Il s’agit d’un logiciel complet qui permet une utilisation facile. Diverses options d’affichage sont disponibles, notamment l’affichage de la semaine, du mois et du jour. Cependant, l’interface n’est pas extrêmement personnalisable.
Quel est le meilleur logiciel en ligne pour la prise de rendez-vous ?
Caractéristiques communes à tous les logiciels de cette sélection
Qu’il soit gratuit ou payant, un programme de planification en ligne fiable est généralement doté de ces fonctionnalités :
- Intégration des calendriers : c’est la base d’un logiciel de planification en ligne. Par conséquent, plus un logiciel peut prendre en charge d’applications de service de calendrier, mieux c’est ! La partie la plus bénéfique est lorsqu’ils permettent également l’intégration avec des logiciels d’automatisation ou de gestion de projet tels que Zapier.
- Intégrations aux outils vidéo : Dans la ruée vers la création d’un l’utilisation des bureaux à domicile ces dernières années, l’utilisation de visios est devenue une nécessité. Les logiciels de prise de rendez-vous en ligne permettent non seulement d’ajouter vos rendez-vous à votre calendrier, mais aussi de générer des liens vers les appels. Les applications les plus couramment intégrées sont : Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
- Rappels et suivi automatisés des rendez-vous : C’est la seule méthode pour s’assurer que les participants à l’appel sont ponctuels. Un bon logiciel enverra des rappels à tous les membres du groupe lorsque la réunion est sur le point de commencer.
- Facilité d’utilisation : On a tendance à le négliger, mais un événement, c’est à la fois l’organisateur et les personnes invitées. Un logiciel de prise de rendez-vous doit pouvoir répondre aux besoins des deux, et être simple d’utilisation et d’accès.
Caractéristiques distinctives des logiciels de prise de rendez-vous en ligne
Cependant, tous les logiciels de prise de rendez-vous ne doivent pas être identiques et certaines caractéristiques peuvent vraiment faire la différence.
- Accepter le paiement et proposer un catalogue en ligne : le logiciel de prise de rendez-vous le plus efficace prendra soin d’accepter les paiements lors de la réservation et demandera même un paiement anticipé de la part du client pour vous protéger en cas d’annulation. Une autre fonctionnalité intrigante est la possibilité de mettre en ligne un catalogue de produits auquel le client peut accéder.
- Calendriers partagés par plusieurs personnes : l’une des caractéristiques les plus distinctives. Certains logiciels partagent les calendriers des représentants commerciaux, par exemple. L’idée est qu’une personne souhaitant une rencontre rapide puisse fixer un rendez-vous à une heure convenable pour trois, quatre ou cinq représentants commerciaux. Le logiciel attribue le temps au vendeur qui est disponible à ce moment-là. Cela réduit le temps et augmente l’efficacité de tous. Si plusieurs vendeurs sont disponibles, les règles de routage attribuent automatiquement le temps en fonction de l’importance de la situation selon la langue parlée par l’utilisateur, l’expérience de certains vendeurs.
- Votes : l’exemple le plus évident est celui de Doodle qui est utilisé pour recueillir des votes sur le meilleur moment pour prendre un rendez-vous. D’autres applications ont également intégré cette fonctionnalité, et notamment Calendly.
