Nous sommes de plus en plus sous l’emprise du digital, et le monde entrepreneurial ne déroge pas à la règle. Dans ce contexte, afin de profiter d’une meilleure organisation et de réaliser des économies intéressantes, la transformation digitale imposera très bientôt aux professionnels de dématérialiser les factures en simplifiant les processus. Une chose est sûre, au-delà des potentielles économies réalisables, c’est tout votre service comptabilité qui gagnera un temps fou.
Justement, cet article est dédié à ces changements qui seront très rapidement mis en place.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Concrètement, la dématérialisation des factures consiste à remplacer les anciennes factures précédemment émises sur papier par des fichiers numériques en principe, au format PDF. À l’aide d’un seul outil, vous avez cette capacité à la créer, mais aussi à l’émettre et à l’archiver dans votre système informatique. Mais il ne s’agit pas que de cela. En tant qu’entreprise, il s’agit d’une transition imposée par l’état qui représente à coup sûr un véritable changement dans la manière dont votre service comptabilité devra gérer ces relations avec les différents interlocuteurs tels que vos clients ou encore vos fournisseurs.
Ne vous y trompez pas, à chaque étape du cycle de vie d’une facture, la dématérialisation de vos factures dispose d’un très large pouvoir : qu’il s’agisse de sa création, de son archivage ou encore de son traitement de son paiement. Chaque transaction financière de votre entreprise est concernée, qu’il s’agisse d’une facture que vous émettez ou d’une autre que vous recevez.
Les avantages de la facture dématérialisée
Au quotidien, dans le monde entrepreneurial, la dématérialisation des factures se voudra bénéfique en de nombreux points. Effectivement, vous en tirerez des bénéfices aussi bien financiers que sur le plan opérationnel.
Moins de frais à l’impression
D’une part, vous allez gérer vos dépenses, car vous n’aurez plus la peine d’investir dans du papier l’impression ainsi que des consommables, et même des enveloppes ainsi que les timbres nécessaires pour l’envoi. Certaines études ont été menées et elles ont déterminé que pour une seule facture générée, il était possible de réaliser jusqu’à 10 euros d’économie par document.
Un gain de productivité
En effet, du fait que vous serez à même d’automatiser certaines tâches, vous réduirez jusqu’à 75% le temps de traitement. Parmi les tâches chronophages dont vous serez libéré, nous retrouvons :
- la saisie de la facture ;
- son contrôle ;
- sa validation.
Par conséquent, les collaborateurs faisant partie du service comptabilité de votre entreprise peuvent utiliser leur temps à des occupations plus intéressantes et plus importantes pour la vie de votre société.
La sécurité et la fiabilité des processus de facturation
Le fait est que la facture dématérialisée minimise au maximum les risques d’erreur tout en étant à même de se plier aux conformités législatives du moment. Enfin, il est plus simple pour vous de contrôler la traçabilité d’une facture lorsqu’elle est générée électroniquement.
Le processus de dématérialisation des factures imposées dès 2026
Après avoir analysé les bienfaits de la dématérialisation de la facture, l’État français a décidé d’imposer son adoption. C’est la raison pour laquelle une nouvelle réglementation se met progressivement en place. Rassurez-vous, si votre entreprise n’est pas encore prête, vous disposez encore un peu de temps afin de vous préparer. Les grandes entreprises sont les premières à être en ligne de mire tandis que celles étant de taille intermédiaire devront enchaîner le pas en 2026. Quant aux plus petites, nous pensons notamment aux PME, elles devront se conformer à partir du 1er janvier 2028.