La réalisation d’un projet, quel qu’il soit, nécessite la collaboration entre plusieurs acteurs et la coordination des actions. Il doit forcément y avoir une équipe qui remplit des fonctions d’organisation et d’orientation. Le comité de pilotage, souvent désigné par l’acronyme « COPIL » se met en place dans cette optique. Il rassemble des personnes de profils différents censées travailler à la réussite des travaux qui leur sont confiés. Le comité de pilotage joue un rôle à divers niveaux dans la mise en œuvre d’un projet. Nous vous en parlons ici en détail.
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ToggleQui fait partie du comité de pilotage ?
Le COPIL est constitué de personnes ayant chacune une responsabilité dans la réalisation d’un projet. Sa composition peut varier en fonction des travaux à exécuter. De façon générale, dans cette équipe, il y a :
- le maître d’ouvrage,
- le maître d’œuvre,
- le directeur stratégique,
- le responsable de production,
- le responsable financier, etc.
Le maître d’ouvrage, aussi appelé « sponsor du projet » fait le lien entre le commanditaire ou client (si ce n’est pas lui-même) et le prestataire du projet. Il se charge de faire comprendre à celui-ci les besoins à satisfaire. Appelé à suivre la réalisation des travaux de bout en bout, ce membre du comité de pilotage prend des décisions et s’attelle à les faire appliquer. Il remplit également une fonction d’arbitre lorsqu’il est question de valider quelques idées parmi tant d’autres.
Pour sa part, le maître d’œuvre, aussi connu comme le chef de projet, est appelé à amener les différents intervenants à réaliser les tâches comme prévu. Il relaie aux exécutants les directives qui lui ont été adressées par le maître d’ouvrage. Il présente à chaque COPIL (en tant que réunion), le niveau d’évolution du projet. Il joue un rôle de premier ordre dans l’animation de l’équipe.
En dehors des deux principaux acteurs ci-dessus présentés, les responsables de différents métiers composent le comité de pilotage. Ainsi, il faudra confier la gestion des stratégies à un professionnel qualifié pour cela. En l’occurrence, le directeur stratégique s’attelle à trouver et à proposer des stratégies permettant d’atteindre les objectifs dans les délais prévus. En ce qui concerne le responsable de production, il fait partie du comité de pilotage selon le type de projet.
Un autre acteur qui se retrouve souvent dans un comité de pilotage est le responsable financier. Celui-ci joue un rôle important dans la gestion du budget. Il est en mesure d’interpeller les autres membres de l’équipe en vue d’anticiper le dépassement des fonds alloués à la réalisation des travaux. D’autres membres comme un responsable marketing peuvent aussi faire partie d’un tel organisme de direction. En clair, le comité de pilotage est une équipe transversale qu’il faut prendre le temps de mettre en place.
Comment choisir les bonnes personnes pour composer un comité de pilotage ?
Le choix des membres d’un comité de pilotage est globalement le fruit d’une action conjointe du sponsor du projet et du maître d’œuvre. La plupart des membres doivent venir de l’entreprise qui bénéficiera du projet. Quelques acteurs externes, issus notamment des entreprises qui devront exécuter les travaux, seront utiles. Pour constituer un COPIL véritablement, il vous faut lancer un appel à candidatures. Ainsi, vous aurez dès le départ une liste de personnes qui sont, a priori, motivées pour accomplir les missions qu’impliquent les fonctions qu’elles convoitent.
Pour rappel, ce sont les responsables de métiers qui peuvent prétendre faire partie d’un comité de pilotage. C’est donc parmi les plus hauts cadres que vous devrez rechercher les membres de cet organisme. Ensuite, prenez le soin d’analyser la personnalité de chacun des candidats. Et pour cause, au-delà des compétences, des qualités humaines seront nécessaires pour assurer les diverses fonctions dans un COPIL.
Après cette étape, vous pouvez présélectionner un certain nombre de membres de l’équipe. Rassemblez ces derniers en vue de leur fournir des informations complètes sur le projet. La première réunion vous donnera d’ailleurs une idée de leur capacité de management et de leur leadership. En fait, certaines personnes peuvent se montrer limitées pour la conduite de projet. En prenant ces précautions, vous parviendrez à mettre en place un COPIL compétent.
Comité de pilotage et gestion de projet : quelles missions ?
Le comité de pilotage a pour but ultime de faire du projet placé sous sa houlette une réussite. Dans cette optique, il a plusieurs missions à accomplir. Grâce à ses différents acteurs, l’équipe est résolument engagée dans le suivi de l’évolution des travaux. L’objectif à ce niveau est de veiller à la progression du chantier conformément aux indications du planning préétabli. Des réunions s’avèrent incontournables en cas de retard ou en prévision d’une telle situation.
Ces rassemblements constituent des occasions de recherche de solutions pour tenir dans le délai prévu. Ils s’imposent aussi pour prévenir tout risque de dépassement budgétaire. Le COPIL a notamment pour mission de suivre à la lettre la consommation des ressources financières dédiées aux travaux. C’est la raison pour laquelle la présence d’un haut cadre des finances est capitale dans un tel organisme.
Le comité de pilotage a aussi pour mission de recenser les difficultés de tous ordres et d’essayer de leur trouver des solutions. Au cas où un problème dépasserait son champ d’intervention, il le remonte au comité stratégique s’il y en a. Susceptible de prendre des décisions, le COPIL est tout de même appelé à laisser un organisme supérieur jouer ce rôle dans certains cas. En revanche, si vous n’avez que cette équipe pour gérer les projets, elle sera la principale force de décision.
Lorsque des confits surviennent lors de l’exécution des travaux, le comité de pilotage est appelé à les apaiser. Son rôle d’arbitre se révèle fondamental pour mobiliser toutes les ressources humaines impliquées dans la réalisation du projet. Les frictions ne manquent souvent pas sur un chantier sur lequel travaillent plusieurs personnes. Le COPIL a la responsabilité d’amener les protagonistes à revenir en de bons termes pour la bonne poursuite des travaux.
Quels sont les avantages de faire gérer un projet par un COPIL ?
Si vous êtes de nature à vouloir tout faire par vous-même, vous pourriez vous demander s’il est vraiment nécessaire de confier un projet à un COPIL. Mais vous n’êtes pas sans savoir qu’en tant que chef d’entreprise, vous avez forcément besoin de collaborateurs dans plusieurs circonstances. En réalité, si le projet à exécuter est de grande envergure, vous aurez du mal à assurer tout seul les tâches de gestion.
L’intérêt de mettre en place un comité de pilotage pour ce faire est multiple. Avant tout, vous gagnerez du temps en procédant ainsi. Vous ne serez pas contraint de faire de la veille à tous les niveaux. Des personnes qualifiées vous allégeront la tâche. Vous aurez en effet du temps pour effectuer les activités qui relèvent de votre responsabilité en tant qu’entrepreneur et commanditaire des travaux.
La constitution d’un COPIL accroît les chances de réussite du projet. Les acteurs membres de l’organisme veilleront chacun à l’atteinte du but visé dans le respect du délai et du budget. Par conséquent, les éventuelles dépenses supplémentaires sont évitées. Un autre avantage de faire gérer un projet par un comité pilotage est la possibilité de gérer les conflits internes et de progresser sereinement dans les travaux.
COPIL : quels problèmes peuvent survenir et comment les surmonter ?
Le comité de pilotage mis en place pour un projet peut être confronté à des problèmes de diverses sortes. Ces derniers peuvent être organisationnels. Il se peut que certains exécutants ne suivent pas le planning préétabli. Il revient au comité de pilotage, en l’occurrence au chef de projet, d’interpeller ces professionnels et de leur rappeler leurs obligations. Des problèmes indépendants de la volonté des acteurs peuvent aussi apparaître en marge de l’exécution d’un projet.
Dans ce cas, il peut s’avérer nécessaire de retoucher au planning. Le comité de pilotage peut surmonter ce type de difficulté en se tournant vers le comité stratégique, si possible. Sinon, il peut travailler au réajustement du planning au cours des réunions portant sur le sujet. Des séances de brainstorming serviront à atteindre l’objectif visé. De plus, les problèmes comportementaux peuvent également survenir. Pour les surmonter, le comité de pilotage peut s’appuyer sur les représentants de métiers.