Pour optimiser la circulation des informations, les entreprises privilégient de plus en plus la dématérialisation de leurs documents. Pour ce faire, elles ont recours au logiciel de gestion électronique de documents (GED). En plus de supprimer progressivement l’utilisation des papiers, la GED permet d’automatiser les traitements des données de l’entreprise. Découvrez à la suite cinq raisons pour lesquelles vous devez adopter cet outil de gestion administrative.
1. Gain de temps et accroissement de la productivité
L’installation d’un système informatisé de gestion administrative permet d’accélérer et faciliter les procédures de traitement des documents tels que les courriers, les factures, les contrats, les bons de commande, etc. En effet, l’ensemble des processus métiers est numérisé, ce qui permet à l’entreprise de rentabiliser en temps.
L’emploi d’un logiciel GED contribue également à l’augmentation de la productivité du personnel. Les données étant centralisées dans une base, les informations sont facilement accessibles par tous les employés, peu importe leurs situations géographiques. Par ailleurs, c’est un système qui facilite la recherche des documents. Ainsi, le temps accordé à l’archivage des papiers est affecté à la réalisation des tâches plus importantes.
2. Réduction des charges
Le système traditionnel de classement de documents constitue une charge financière considérable pour l’entreprise. Et si certaines structures n’ont pas forcément à manipuler de gros volumes documentaires, la dématérialisation des informations dont elle dispose reste une évolution vertueuse. L’archivage manuel des papiers requiert un espace de stockage conséquent et l’acquisition d’armoires de rangement. L’espace de stockage étant saturé au fil des années, la GED s’impose rapidement comme la meilleure alternative pour surmonter cette limite.
En plus de vous éviter toutes les tracasseries de l’ancienne formule de gestion des documents, la GED est un système informatisé qui vous offre un large espace de stockage et permet de considérablement réduire les espaces de rangement nécessaires. Vos archives sont bien conservées et préservées de tout risque éventuel d’incendie.
3. Sécurisation des données de l’entreprise
La GED permet d’optimiser la sécurité et la confidentialité des informations d’une entité. Cet outil possède un dispositif de contrôle d’accès aux fichiers des différentes divisions de la structure. Chaque employé peut accéder essentiellement aux documents relatifs à sa fonction ou à ceux d’un collègue avec l’accord de son supérieur hiérarchique.
4. Amélioration des prestations de l’entité
En général, la numérisation de l’entreprise améliore ses prestations. L’automatisation de l’ensemble de son système facilite le traitement de ses différentes procédures. À cet effet, les clients obtiennent instantanément des réponses à leurs requêtes. En outre, l’adoption de cette solution est un moyen de s’adapter aux nouvelles habitudes des consommateurs.
La gestion électronique des documents dispose d’un meilleur système de traçabilité des clients. Vous avez donc accès à l’historique des différents échanges avec ces derniers. Cela constitue un moyen efficace de mettre en place des stratégies pour fidéliser ses clients et entretenir de bonnes relations.
5. Adaptation à la nouvelle ère de travail
Avec l’évolution de la technologie, le mode de fonctionnement des entreprises a complètement changé. Entre les différentes crises sanitaires et économiques, de nombreuses entités ont été contraintes de dématérialiser les documents pour assurer la continuité de leurs activités. Ce nouveau mode de travail a apporté de nombreux bénéfices aux employeurs, qui aujourd’hui ont décidé de les instituer de manière courante dans la gestion de leurs entreprises.
La réinvention de votre établissement passe par votre adhésion à cette nouvelle ère de travail à travers la numérisation de vos services.
