Besoin d’une fiche de poste d’assistante de direction prête à l’emploi et conforme aux attentes du marché français ? Voici un modèle clair à adapter, avec les missions clés et les compétences attendues selon les référentiels officiels. Vous pouvez le copier, personnaliser les blocs et publier votre offre immédiatement.
Rôle et périmètre du poste
L’assistante de direction est la collaboratrice de confiance d’un dirigeant, d’un membre du COMEX, d’un directeur de service ou d’une équipe de direction. Elle organise, priorise et sécurise le flux d’informations, coordonne l’agenda et les réunions, prépare les supports de décision et facilite l’exécution opérationnelle au quotidien. Le poste existe dans le privé, l’associatif et le secteur public, avec des attendus proches et une forte exigence de confidentialité.
Missions principales d’une assistante de direction
Gestion d’agenda et de priorités : planification des rendez-vous, arbitrage des demandes entrantes, synchronisation avec les parties prenantes internes et externes.
Organisation des réunions : invitations, réservation de salles, préparation de l’ordre du jour, briefs, dossiers, comptes rendus et suivi des décisions.
Communication et interface : filtrage des appels et courriels, rédaction et mise en forme de notes, lettres et présentations, gestion de la correspondance sensible.
Voyages et logistique : itinéraires, hébergements, notes de frais, optimisation des coûts et conformité interne.
Suivi de dossiers : collecte d’informations, préparation de tableaux de bord simples, alertes sur jalons et risques, mise à jour des livrables.
Support aux projets : coordination de tâches, relances, actualisation de plannings, consolidation de contributions métiers.
Confidentialité et conformité : respect des procédures, protection des données, discrétion absolue.
Compétences attendues
Compétences techniques : excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils collaboratifs, gestion d’agenda complexe, rédaction irréprochable en français, niveau d’anglais professionnel opérationnel selon le contexte. Connaissance des formats de réunions à distance et des outils de visioconférence.
Compétences organisationnelles : priorisation, gestion du temps, sens du détail, rigueur documentaire, capacité à travailler avec des délais contraints et des informations incomplètes.
Compétences relationnelles : communication claire et posée, orientation service, tact et diplomatie, capacité à représenter la direction auprès d’interlocuteurs variés.
Compétences de coordination : suivi d’actions, relances, gestion de dépendances, reporting synthétique et factuel.
Qualités personnelles : confidentialité, fiabilité, réactivité, discernement, forte éthique professionnelle.
Exemple de fiche de poste à adapter
Intitulé
Assistante de direction F/H
Résumé du poste
Sous l’autorité du Directeur général, vous assurez la gestion proactive de l’agenda, organisez les réunions stratégiques et coordonnez les informations essentielles au bon fonctionnement de la direction. Vous êtes le point de contact privilégié des parties prenantes internes et externes, dans un rôle exigeant de confidentialité et de fiabilité.
Missions
- Gérer l’agenda du Directeur général, arbitrer les priorités et anticiper les contraintes logistiques.
- Préparer et suivre les réunions de direction : ordres du jour, dossiers, comptes rendus, décisions et plans d’actions.
- Rédiger, relire et mettre en forme notes, courriers, présentations et supports de communication interne.
- Organiser les déplacements professionnels, optimiser les itinéraires et traiter les notes de frais.
- Assurer le filtrage des communications, traiter les demandes entrantes et garantir des réponses fiables et dans les délais.
- Consolider des informations pour des tableaux de bord synthétiques et des points hebdomadaires.
- Contribuer à la coordination de projets transverses avec des équipes pluridisciplinaires.
- Veiller au respect des procédures internes, à la protection des données et à la discrétion professionnelle.
Compétences et prérequis
- Bureautique et outils collaboratifs : suite Office 365 ou équivalent, outils de visioconférence, gestion d’agendas partagés, CRM ou outil de suivi interne.
- Français irréprochable à l’écrit et à l’oral, anglais professionnel selon les interlocuteurs et documents.
- Organisation : sens aigu des priorités, gestion simultanée de dossiers, respect des échéances.
- Relationnel : communication claire, écoute active, diplomatie, sens du service.
- Discrétion et intégrité dans la manipulation d’informations sensibles.
Profil
Formation en assistanat de direction ou expérience probante en environnement de direction générale, cabinet ou service support. Goût pour un rythme soutenu, sens de la confidentialité et capacité à anticiper. Une connaissance du fonctionnement des organes de gouvernance est un plus.
Indicateurs de poste
- Délai moyen de préparation des réunions et complétude des dossiers remis à la direction.
- Taux de décisions suivies à échéance et de livrables remis dans les temps.
- Satisfaction des parties prenantes internes et externes.
- Réduction des frictions d’agenda et optimisation des déplacements.
Conditions et modalités
Poste basé à [Ville], statut [Cadre ou Non-cadre selon convention], présence ponctuelle tôt le matin ou en fin de journée lors de pics d’activité. Politique de télétravail selon accord interne. Rémunération et avantages selon profil et marché. Date de prise de poste : [JJ/MM/AAAA].
Processus de recrutement
Entretien RH, cas pratique de priorisation et de rédaction, entretien avec le supérieur hiérarchique, prise de références.
Bonnes pratiques de rédaction pour attirer les bons profils
Donnez de la visibilité sur le périmètre réel : partagez les exemples de comités, réunions et projets suivis. Indiquez la proportion estimative d’activités récurrentes et de missions projets. Mentionnez clairement le niveau d’autonomie, le lien hiérarchique et les principaux interlocuteurs.
Soignez la lisibilité : des verbes d’action, des livrables concrets, des indicateurs mesurables et un vocabulaire professionnel. Limitez les acronymes internes. Listez les outils réellement utilisés.
Adaptez le ton à votre culture : exigence formelle dans un environnement institutionnel, agilité et prise d’initiative en scale-up, sens du service et polyvalence en PME. Dans la fonction publique, précisez le cadre statutaire et les attendus de service au public.
Variantes du poste et contextes proches
Selon la structure, la fiche de poste peut se rapprocher d’assistante de gestion, office manager ou assistante de direction bilingue. Dans la fonction publique, les missions sont proches tout en intégrant des impératifs de procédure, de traçabilité et de service à l’usager. S’appuyer sur le référentiel métier ROME correspondant aide à caler terminologie et compétences mobilisées et à faciliter le rapprochement avec les candidatures.
Checklist express avant publication
- Intitulé, rattachement hiérarchique et objectifs du poste formulés clairement.
- Missions priorisées avec verbes d’action et livrables attendus.
- Compétences techniques et comportementales différenciées.
- Outils, langues et contextes d’interaction précisés.
- Indicateurs de performance concrets pour cadrer les attentes.
- Modalités pratiques : localisation, rythme, télétravail, fourchette salariale si possible.
En appliquant ce modèle et en l’adaptant à votre réalité opérationnelle, vous réduirez les candidatures hors périmètre et gagnerez du temps à l’entretien. Pour aller plus loin, alignez vos formulations sur le référentiel ROME et, dans le secteur public, explicitez le cadre statutaire et les missions de service pour refléter fidèlement les exigences du poste.
Sources
France Travail. MétierScope : Assistant / Assistante de direction (ROME M1604) : https://candidat.francetravail.fr/metierscope/fiche-metier/M1604/m
Choisir le service public : Assistante ou Assistant de direction : https://choisirleservicepublic.gouv.fr/metiers/direction-et-pilotage-des-politiques-publiques/assistant-de-direction/
Légifrance : Arrêté du 18 janvier 2024 relatif au titre professionnel d’assistant de direction : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000049068103
