Le coffre-fort numérique serait plus utile dans les métiers du web compte tenu des quantités de données traitées et stockées. Cet espace de stockage exposerait inutilement les informations confidentielles des TPE qui feraient mieux de conserver leurs documents par leurs propres moyens… Vraiment ? On fait le point sur quelques idées reçues autour du coffre-fort numérique et sur l’utilité de faire appel à un prestataire de services.
1 – Le coffre-fort numérique, c’est pour les grosses entreprises
Tous les domaines d’activités ont intégré le numérique dans des proportions plus ou moins importantes. Dans certains métiers, le digital est au cœur de l’activité. Dans d’autres, ce n’est qu’un à-côté (courriel, prise d’information…). Les professionnels appartenant à cette seconde catégorie pourraient penser qu’ils n’ont rien d’utile à stocker, ou que la faible quantité d’e-documents produits à l’année ne vaut pas l’investissement dans un coffre-fort électronique. En réalité, il existe des offres en espace de stockage dimensionnées pour les besoins des TPE, PME et même des artisans.
2 – Le coffre-fort numérique est trop cher pour les petites structures
Le stockage sécurisé des données fait partie intégrante de l’offre en gestion électronique de documents (GED). Le coffre-fort numérique pour entreprise est ainsi souvent proposé dans le cadre d’un service complet pouvant regrouper : la dématérialisation des documents, la signature électronique, la lecture automatique de documents (LAD), la mise en place d’un workflow… Les offres spéciales TPE-PME intègrent ainsi le prix du stockage sécurisé pour un coût global raisonnable et adapté aux budgets des plus petites structures.
3 – Mon fournisseur de services a accès au contenu du coffre-fort
Non, techniquement, votre fournisseur de services n’a pas les moyens d’accéder au contenu de votre coffre-fort. Cela vaut aussi pour les différentes données confidentielles sauvegardées. À moins que vous n’ayez donné votre accord. Seul le consentement exprès de l’utilisateur peut autoriser l’accès à vos données par le fournisseur.
4 – Les données ne sont jamais supprimées à 100 %
Sur demande de l’utilisateur, le prestataire à l’obligation de procéder sans délai à la suppression des données concernées. Cela vaut aussi pour les copies répliquées. Seules les éventuelles données faisant partie de sauvegardes peuvent ne pas faire l’objet d’une suppression immédiate. Elles ne pourront toutefois pas être conservées pendant plus d’un mois. Ce délai a été aménagé pour pallier les éventuelles erreurs humaines (demande de suppression de l’utilisateur par mégarde).
5 – Je risque de perdre la main sur mes données stockées
En aucun cas. Les prestataires doivent d’ailleurs permettre aux utilisateurs de récupérer facilement et sans surcoût la totalité du contenu du coffre-fort. Cette accessibilité doit être réelle et concrète, dans le sens où vous devez pouvoir récupérer les données simplement (sans avoir à effectuer des opérations complexes ou des actions répétitives pour chaque catégorie de données stockées…).